仕事を効率よく進める3ステップ

あなたはこんなことで悩んでいませんか?

・いつも仕事に追われていて時間が足りない

・がんばって仕上げたのに「やり直し」と言われて落ち込むことが最近何度もあった

・〆切に間に合わないことがよくある

仕事を効率よく進めるために必要なのは、才能やセンスではありません。

必要なのは仕事を効率よく進めるコツを押さえることです。

これからご紹介する「仕事を効率よく進める3ステップ」は、先ほどの悩みを抱えている、あなたの仕事をスムーズに進めるお役に立てるはずです。

ステップ1:減らす

「いつも仕事に追われていて時間が足りない」を解消するポイントは「減らす」。

何を減らすかというと、仕事に必要なものを探す時間です。

「書類を探す時間は“1年で約80時間”」

文房具メーカーのコクヨが2017年に行った調査によると、1人当たりの書類を探す時間は1日平均で約20分。

これを1年間に換算すると、約80時間に相当します。

詳細はコチラを参照ください。

また、2010年に出版された書籍『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』(著者:リズ・ダベンポート)には「探しものに費やす時間は、なんと年間150時間―乱雑なデスクは恐るべき時間泥棒だ」と書かれています。

1日8時間勤務で月20日働いたとすると、コクヨの調査では1年のうち半月、書籍『気がつくと~』では約1か月間、何かを探す時間に費やしていることになります。

ということは、仕事に必要なものを探す時間を減らすことができれば、仕事の効率が大幅にアップするというわけです。

ではどうしたら仕事に必要なものを探す時間を減らすことができるか??

道具や書類などのモノと、サーバやパソコンなどに保存しているデータに分けてコツをお伝えします。

道具や書類など、モノを探す時間を減らすコツは、定位置を決める。

例えば印鑑は袖机の一番上の引き出し手前、今日中に確認しなければならない書類は3段ボックストレーの一番上といったように、何をどこに置くかを決めましょう。

定位置を決めることで、仕事に取りかかろうと準備をしているときに「あの書類はどこに置いたっけ?」と言いながら、机の上や引き出しをひっかきまわして探すことなく、スムーズに仕事に取りかかることができます。

サーバやパソコンなどに保存しているデータを探す時間を減らすコツは、ネーミングルールを決める。作成したファイルに名前をつけるとき、思いつきでつけるのではなく、あらかじめ決めておいたルールに基づいて設定しましょう。

ネーミングルールのおススメは、日付とキーワードを入れる。

例えば、A社に9月10日付で提出する提案書をパワーポイントで作成した場合、最初に提出日付、次にキーワードを2つ、社名とデータの種類を設定して「190910A提案書.pptx」と名付けます。

キーワードは、あとで探すときに何のデータか一目でわかるように、固有名詞やデータの種類、目的などを設定しておくとよいでしょう。

データに変更が発生した場合は、バージョンや変更した担当者名を追加して「190910A提案書v2大谷.pptx」のように設定することで、どのデータが最新版かをすぐに判別することができます。

ステップ2:合わせる

「がんばって仕上げたのに『やり直し!!』と言われて落ち込むことが最近何度もあった」を解消するポイントは「合わせる」。

合わせるのは仕事の目的。

体的には「いつまでに」「どんな成果」を期待しているかを、依頼した相手と合わせましょう。

依頼された仕事に対して、与えられた時間で最大限の成果を出すには、相手が何を求めているかを仕事に取りかかる時点で把握しておく必要があります。

例えば出張報告書。A4に1枚、箇条書きで要点が把握できれば充分なのに、何日も時間をかけて残業までして何十ページにも及ぶ詳細かつカラフルなものを作っても、評価してくれる人はいないでしょう。

仕事の依頼を受けたら、まず依頼者に「いつまでに」「どんな成果」を期待しているかを確認することで、無駄なやり取りや手戻りを避けることができます。

ステップ3:決める

「〆切に間に合わないことがよくある」を解消するポイントは「決める」。

具体的には着手日を決めてください。

〆切に間に合わないことがよくある方の特徴として、〆切日は押さえていても、仕事に取りかかる「着手日」を押さえていないことが多いです。

さまざまな方と協力しながら仕事を進めるときには、突発的に発生する割り込み仕事はつきものです。ふだん通りに進んでいれば問題なく対応できたのに、緊急事態など、予定外の仕事がどんどん入って対応が後手後手になり、せっかく〆切を意識して進めていたのに、結局、〆切に間に合わなかったという事態に陥ってしまいます。

着手日を決めるために必要なのは、作業に必要な時間を見積もること。

例えば取引先への提案書を作成する場合、ただパソコンの前に座ってパワーポイントで作ればいいわけではありません。

提案に必要な情報を収集したり、提案書の構成を考えたり、概算費用算出のために社内の他部門への確認が必要だったりと、さまざまな事前作業が必要です。

このような1つひとつの事前作業に必要な時間を見積もることで、全体でどれくらいの時間が必要かを把握することができます。

作業全体で必要な時間が把握できたら、〆切日から逆算して着手日を決めましょう。

もし可能であれば、全体作業時間の10%~20%のバッファ(予備)を持たせたスケジュールにしておくと、突発的な事態が発生しても余裕を持って〆切に間に合わせることができます。

まとめ

仕事を効率よく進める3ステップを活用して、仕事に追いかけられるのではなく、仕事を先取りすることで与えられた仕事を素早く終わらせて、自分がやりたい仕事に時間を使えるようになると、会社にとっても自分自身にとってもWinWinとなることでしょう。

すぐに取り組めることも多いので是非チャレンジしてみてくださいね!

ABOUTこの記事をかいた人

大谷 更生

大谷更生総合研究所合同会社:代表社員、問題整理の専門家 新潟県出身。明治大学商学部卒業後、KDDIで18年間システムエンジニアとして勤め、2010年に独立。KDDIでは主に総勢数百名の大規模システム開発プロジェクトの全体調整やシステム設計を担当。現在は問題整理手法、仕事のダンドリ、報連相を始めとするビジネススキル全般、売れ続ける仕組み構築に関する講師やコンサルティングを行っている。