オンライン研修とは｜メリットとデメリット、研修の進め方を解説

本コラムは、在宅ワークやリモートワークなど職場以外で仕事を行う環境の普及によって、研修もオンライン化を求められて検討している研修企画担当者のために、オンライン研修の企画や実施に必要な知識とノウハウをお伝えします。

オンライン研修とは

オンライン研修とは、オンライン会議ツールを使用して、研修会場から離れた場所にいてもインターネット回線を通じて参加できる研修のことです。インターネットにつながっているパソコン、スマートフォン、タブレット端末があれば、場所を選ばず、どこからでも簡単に参加することができます。

主なオンライン会議ツールとしては、Zoom、Microsoft Teams、Webex（Cisco）、Google Meetなどがあります。

最も使われているのはZoomですが、セキュリティに敏感な企業はMicrosoft TeamsやWebex（Cisco）、大学などの教育機関ではGoogle Meetがよく使われています。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、長距離の移動だけでなく出社すら困難な状況に陥ったことから、在宅ワーク中やリモートワーク中でも受講できるオンライン研修の需要が一気に高まりました。

対面研修、eラーニング研修との違い

対面研修とは、受講者が特定の場所に集まって決まった時間に研修を受講するスタイルを指します。対面研修とオンライン研修の違いは2つ、「距離感」と「態度」です。

対面研修では座る場所によって講師との距離感が変わります。研修に積極的でない受講者が後ろの席に座りたがるのは、講師との距離が近いとよく当てられて、答えられないと恥ずかしい思いをするのではないかという不安が理由の一つに挙げられます。

オンライン研修は講師が話しているとき、画面には講師のみ映し出されるため、1対1で対話している感覚で受講することができ、全員が同じ距離感となります。

また、対面研修では受講態度はそれぞれの受講者で大きく違います。とくに後ろの席に座りたがる受講者は受講態度が消極的な傾向があり、研修に集中できずに内職をしたり、集中力が低下してウトウトしたりしがちです。

オンライン研修はカメラをオンにしている場合、受講している自分の姿が画面に映し出されるため、他者から見られている緊張感もあって「しっかり受講しなきゃ」という意識が働くので、受講態度はおおむね良好です。

次にeラーニング研修とオンライン研修の違いです。

eラーニング研修は録画された講義を受講するスタイルで、片方向型です。受講者が好きな時間に好きな場所で自由に研修を受けることができる一方、受講中にリアルタイムで講師とやりとりができないので受講姿勢が受け身になりがちで、研修の理解度は受講者によって大きく変わります。

オンライン研修は双方向型。画面越しですが講師が目の前にいるおかげで、受講中にリアルタイムで講師と質疑応答などのやりとりを行うことができます。

オンライン研修のメリット

オンライン研修のメリットは大きく2つです。

1）コスト削減

コストとは、研修開催にかかる費用全般を指します。具体的には研修会場の使用料や、受講者が研修に参加するために発生する交通費や宿泊費、出張手当などがオンライン研修では不要となりました。

受講者が研修に参加するための移動時間もコストと考えると、オンライン研修に切り替えることで大幅なコスト削減を実現することができます。

2）コミュニケーション活性化

対面研修の場合、大勢の前で話すのは恥ずかしいと感じて発言や質問を躊躇する方が少なくないですが、オンライン研修はチャットやQ&Aなど話す以外にコミュニケーションを取る手段があるため、対面研修よりも発言や質問が活発に出やすい傾向があります。

オンライン研修のデメリット

オンライン研修のデメリットは大きく2つです。

1）環境に左右される

環境とは、主に受講者の通信環境やパソコンなど設備環境のことです。通信速度が不安定だったりパソコンの性能が低かったりすると、音声が途切れたり、ビデオが固まって動かなくなったりすることが頻繁に起こります。

講師の声が聞き取りにくかったり、画面共有している資料が見えなかったりする事態が多発すると、研修に対する意欲が徐々に低下してしまいます。

2）受講者同士のコミュニケーション機会が少ない

オンライン研修は講師と1対1の関係性で進行するため、対面の集合研修で得られる他の受講者からの刺激や受講者同士の交流が少なくなりがちです。

この問題の対策としては、Zoomをはじめ主要なオンライン会議ツールで提供されている、受講者を複数のグループに分け、それぞれのグループに小部屋を割り当ててグループワークを行うことができる機能の活用です。

受講者同士のコミュニケーションを活性化したい場合に活用することをおススメします。

オンライン研修の進め方のコツ

オンライン研修受講者が不安や不満を感じやすい3つの場面で心がけていることを紹介します。

1.開始前

開始前に起きる頻度が最も高い問題は「オンライン研修に入れない」です。

事前に受講者全員へ送った研修案内文にオンライン研修のURLを書いておけば、受講者が自分で確認して参加してくれるだろう。そう期待しても、研修案内文を確認せず開始直前に参加しようとして「研修参加方法がわからない」と主催者に問い合わせてくる方は一定数いらっしゃいます。

開始直前の問い合わせで運営側が慌てないように、研修前日や当日朝にメールやチャット、メッセンジャーなどで研修開催の最終案内を行い、その中でオンライン研修への参加方法と参加URLを確実に伝えるようにしましょう。

さらにストレスなくオンライン研修を受講できるように、研修開始前に以下ポイントを確認することをおススメします。

・音声が聞こえているか
・共有資料が見えているか
・マイクのミュート／ミュート解除の方法
・カメラのオン／オフの方法
・オンライン研修から離脱してしまった場合の復帰方法

2.開始直後

オンライン研修に限らず、研修開始前の受講者は緊張していることが多いです。とくにオンライン研修の環境に慣れていない受講者が多い場合は、受講者の緊張感を減らす工夫を行う必要があります。受講者の緊張感を減らすために有効なのが、研修中どうふるまったらよいかを最初に伝えることです。

研修開始直後に、研修中のふるまいかたを一つひとつ丁寧に説明することで、オンライン研修に慣れていない受講者の不安を解消することができます。

例えば

・カメラはオンで参加してください
・講師が話しているときはマイクをミュートにしてください
・質問はチャットで受け付けます、いつでも気軽に入力してください
・時間割と休憩時間の目安
　1時間に1回、5分～10分程度の休憩を取ります
　お昼休みは12:30から60分の予定です

もし時間に余裕があれば、研修の本題に入る前にチャットの入力練習を行うのもおススメです。例えば、研修に対する意気込みをチャットに入力してもらうことで、研修本番でもチャットで質問しやすくなります。

3.研修中

オンライン研修は対面研修に比べて集中力が続きにくい傾向があるため、受講者を飽きさせないことを心がける必要があります。

飽きさせないためにどうするか。コツは双方向を織り込むです。

一方的に講義を何十分も続けるのではなく、講義が一段落したらチャットの質問に答えたり、一言で答えられそうな質問を投げかけてチャットに投稿してもらったり、グループワークの結果を代表者に発表してもらったりします。

双方向のやりとりを織り込むことで、研修に対する受講者の積極的な参加姿勢を引き出すことができ、結果として集中力の維持にもつながります。

オンライン研修のメリットとデメリットを理解した上で、効果的な研修を企画してみましょう。