本コラムは、研修終了後に受講者から提出してもらう研修報告書を、今後の研修計画の改善やバージョンアップに活用したい研修企画担当者のために、研修報告書の効果的な活用に必要な知識とノウハウをお伝えします。
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目次
なぜ研修報告書の提出を求めるのか
研修やセミナーを受講した経験をお持ちの方の大半は、受講後に会社から研修報告書の提出を求められたのではないでしょうか。研修報告書は2つの立場から非常に重要な情報なのです。
1）会社の立場
研修を受講してもらうことは、会社から社員への投資です。
具体的には、研修の受講料、会場までの移動にかかる交通費、職場から離れた場所で受講する場合の宿泊費や出張費などといった金銭的な投資と、業務に注力すべき時間を研修受講や会場までの移動に割いてもらう時間的な投資、この2つの投資が発生しています。
社員に研修を受講してもらうという投資が効果的だったか否かを、受講直後に判断できるのが研修報告書です。
・受講して何を得ることができたか
・研修で得た知識や技術、ノウハウを実務でどう活かすか
この2つの情報が受講者によって書かれた研修報告書は、会社として研修に今後どのように取り組むべきかを判断するための重要な材料となります。
2）受講者の立場
研修報告書を研修受講者に書いてもらう目的は2つあります。
ひとつは受講した研修に対する理解を深めるため、もうひとつは受講した研修内容を社内で共有するためです。
受講した研修に対する理解を深めるために効果的なのは研修の振り返りを行うことです。研修報告書の記入を通して、研修で学んだ内容の整理や、研修で習得した知識や技術、ノウハウを実務にどう活かすかを考える研修の振り返りを行うことで、研修に対する理解が深まるだけでなく、研修で学んだ内容を実務で実践するハードルが下がり、結果として研修受講の費用対効果を高めることができます。
次に研修内容の社内共有についてですが、研修で得た知識や技術、ノウハウを研修受講者が独占してしまう状況は非常にもったいないです。研修報告書を活用することで、研修で学んだ内容や研修で得た知識や技術、ノウハウを受講者だけでなく必要としているメンバー全員にスムーズに共有することができます。
研修受講効果を最大化する研修報告書に必要な項目
研修報告書に必要な情報は大きく分けると2つです。
①受講して何を得ることができたか
②研修で得た知識や技術、ノウハウを実務でどう活かすか
研修受講の目的は「習得した知識や技術、ノウハウなどを実務で実践して成果につなげること」です。
研修受講を「いい話を聞いた」で終わることなく、習得した知識や技術、ノウハウなどを実務での実践にどう活かして成果につなげるかも、研修報告書のフォーマットを用意する上で意識する必要があります。
先ほど挙げた2つの情報に必要な項目を紹介します。
①受講して何を得ることができたか
・研修タイトル
どんなテーマの研修だったかが一目でわかるように、簡潔に記載します。
・日時
受講した日時、曜日を記載します。
・会場
受講した場所を記載します。
・講師
研修を担当した講師の名前を記載します。
・研修のポイント
どんな内容の研修だったか、ポイントを箇条書きで記載します。
・報告者
研修受講者の所属と氏名を記載します。
・報告日
報告書作成日を記載します。報告書の作成は受講した研修の記憶が鮮明な研修当日もしくは翌日の午前中に行うのがおススメです。
・受講料
他の社員を参加させたい場合に、予算の参考とするために記載します。
②研修で得た知識や技術、ノウハウを実務でどう活かすか
・今回の研修を活かしてどんな課題が解消できそうか
研修受講前に感じていた業務上の課題の中で、本研修の内容を活かして解消できそうだと感じた課題を具体的に記載します。
・明日から行う行動
課題解決に必要なのは、解決に向けた一つひとつの行動の積み重ねです。具体的に何に取り組むかを明確にすることで、研修受講の翌日より課題解決に向けた行動に迷うことなく取り組むことができます。
受講者に研修報告書提出を求めるときのポイント
まずは研修報告書を作成する目的を受講者と共有しましょう。
繰り返しになりますが、研修の目的は「習得した知識や技術、ノウハウなどを実務で実践して成果につなげること」です。研修報告書の作成は、受講した研修の内容を会社に報告するためだけではありません。
研修受講の目的を達成するために、受講者自身で研修の振り返りを行い、今後の業務に活かすために何をすればよいかを考える機会を、研修報告書作成というプロセスで提供しているのです。
研修報告書フォーマットサンプル
今回は、研修終了後に受講者から提出してもらう研修報告書の効果的な活用に必要な知識とノウハウを紹介しました。
ご紹介した項目をもとに作成した研修報告書フォーマットのサンプルを以下より無料でダウンロードいただけます。
研修企画担当者が明確な意図を持って作成した研修報告書のフォーマットは研修受講効果アップに貢献することができます。ぜひ研修受講効果をアップするツールとして研修報告書を活用してみてください。
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