めざせ脱Excel~クラウドLMSで楽々研修管理│第3回「クラウドLMSを利用した研修管理の効率化」

研修受講情報の一元管理を実現するシステム

この連載記事では、4回にわたって、人事担当者を悩ませる非効率で煩雑な業務の代表例である研修管理に焦点を当てて、非効率の原因追及から、最新のITサービスであるクラウドLMSを利用して、現状から脱却する方法までを解説します。

題して「めざせ脱Excel~クラウドLMSで楽々研修管理(全4回)」をお送り致します。

第1回:Excelによる研修管理は、なぜ非効率なのか?

第2回:研修管理に求められる機能

第3回:クラウドLMSを利用した研修管理の効率化

第4回:研修担当者が得するクラウドLMSのさまざまな機能

前回の連載第2回「研修管理システムに求められる機能」では、Excelによる研修管理の4つの問題、「ファイル管理」、「進捗管理」、「履歴管理」、「集計」のそれぞれについて順番に「研修管理システムに求められる機能」を解説しました。

その結果、研修管理システムに求められる機能の最大のポイントはデータベースによる情報の一元管理であることがわかりました。

今回の連載第3回では、このような研修受講情報の一元管理を実現するシステムの中でも、もっとも新しいクラウドLMSと、それを利用した効率的な研修管理フローについて解説します。

新しいクラウドLMSを利用した効率的な研修管理の5ステップ

クラウドLMSを利用した効率的な研修管理フローは次の5つのステップから構成されます。

1:人事担当者による社外・社内研修フロー設定

  • ワークフローのフェイズ(ステップ)を設定する
  • フェイズごとにコメント入力をさせるか、上司の承認/却下を行うかなどを設定する

2:一般社員による研修受講申し込み

  • システムに登録されている研修情報の中から、希望に合う研修を検索する
  • タスクに関連する研修を検索、詳細を参照して受講申し込みを行う

3:マネージャによる受講承認

  • 画面に表示される申請に対して承認処理を行う

4:研修受講

  • 対面研修
  • eラーニング研修

5:一般社員による研修内容の評価入力

  • 評価レポート、口コミ情報を入力する

ここでのポイントは、このような業務フローをメールやExcelファイルのやり取りではなく、システム上の画面で実施できるので、効率的な業務遂行が可能となるということです。

メールやExcelによる運用では、本来、人が介在する必要のないプロセスが多く発生してしまい、各プロセス間での見えないやり取りが多くの時間を浪費しています。

一方、タレントマネジメントシステムによる運用では、研修関連データは統合されたデータベースとして一元管理されていますので、最新のデータを全員で共有することで、無駄なプロセスをなくし、手作業によるミスも大幅に減らすことが可能になります。

また、ステップ5で受講者が入力した評価レポートや口コミを、ステップ2に他の社員が参照するといった情報の共有も可能になります。

このようにクラウドLMSを利用することで、Excelによる研修管理よりも、はるかに効率的に業務を遂行することができるようになりますが、データを一元管理することで得られる最大の効果は、各種の集計が自在にできるようになることです。

LMSを利用した研修管理の効果

それでは、この効果を表す実際の画面例を見てみましょう。

次の画面は、代表的なクラウドLMSの一つであるAirCourseの管理者向けレポートです。

【人事・教育担当者向け】めざせ脱Excel~クラウドLMSで楽々研修管理(第3回)

↑の画面では、ここ一週間の個人別の研修受講数や学習時間、およびその総計が、表とグラフでレポートされています。

さらに、もう一つのレポートを見てみましょう。

【人事・教育担当者向け】めざせ脱Excel~クラウドLMSで楽々研修管理(第3回)

↑の画面では、事前に設定された受講目標に対する実績の進捗度や、研修内容の理解度を示すテスト平均点などが、やはり個人別と全員の合計のそれぞれについて、表とグラフでレポートされています。

簡単にレポートを抽出が可能ですのでExcelで管理するように、計算式を入れたり、入力ミスをするといった事もなく、その分の工数も大幅に削減できます。

まとめ

このようにクラウドLMSを利用することで、Excelによる研修管理が抱える4つの問題、「ファイル管理」、「進捗管理」、「履歴管理」、「集計」をすべて解決することができます。

しかし、クラウドLMSの機能はそれだけではありません。

多くのクラウドLMSは、研修管理以外の多彩な機能を備えており、研修担当者の業務をより効率化、高度化することができるようになっています。

次回の連載第4回では、「研修担当者が得するクラウドLMSのさまざまな機能」題しまして、研修担当者の業務をより効率化、高度化するために利用可能なクラウドLMSの機能について解説します。

「めざせ脱Excel~クラウドLMSで楽々研修管理(全4回)」

第1回:Excelによる研修管理は、なぜ非効率なのか?

第2回:研修管理に求められる機能

第3回:クラウドLMSを利用した研修管理の効率化

第4回:研修担当者が得するクラウドLMSのさまざまな機能

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ABOUTこの記事をかいた人

平井 明夫

ソフトウエアベンダーやコンサルティング会社で20年以上にわたりコンサルティング、企業経営に携わる。現在は、IT企業の新規事業立上げ、事業再編を支援するかたわら、データ分析、人材管理、LMSなどに関する講演・執筆活動を行っている。