コンプライアンス研修をやる上で大変なこと│「コンプライアンス研修ってどうやるの?」第2回

近年、社員のコンプライアンス違反により、企業が大きなダメージを受けるケースが増えた結果、企業内教育におけるコンプライアンス研修の優先度が大幅に上がっています。

しかし、その一方で研修担当者は、今までと同じリソース内で、コンプライアンス研修を全社員向けに実施し、しかも短期間で完了させることを要求されています。

この連載記事では、全4回にわたって、コンプライアンス研修を実施する際に、担当者が直面する課題を明確にした上で、最新LMSを活用して効率的に実施する方法を解説します。

コンプライアンス研修ってどうやるの?(全4回)

第1回:コンプライアンス研修ってそもそも何をやるの?

第2回:コンプライアンス研修をやる上で大変なこと

第3回:コンプライアンス研修に最新LMSを徹底的に活用する方法(1)

第4回:コンプライアンス研修に最新LMSを徹底的に活用する方法(2)

連載第2回の今回は、コンプライアンス研修を実施する際に、担当者が直面する課題について解説します。

教材コンテンツの整備と研修の実施形態

前回(連載第1回:そもそもコンプライアンス研修って何をやるの?)で、ご説明したとおり、コンプライアンス研修の教材は、外部から調達可能な標準コンテンツと、自社の状況に合わせて作成された独自コンテンツの2種類を組み合わせることになります。

標準コンテンツは、多くの業者が提供していますので、内容の適合度とコストのバランスを考えて選択することになりますが、その前に、研修形態をCLT(クラスルーム・トレーニング)にするのか、eラーニングにするのかを決める必要があります。

内容が適切な教材が見つかっても、CLTとeラーニングに双方に対応しているとは、限りませんし、CLTとeラーニングでは教材の費用見積もり方法が大きく異なります。

CLTの場合は、教材のみの購入か、あるいは講師付きの研修委託を行うかによって、見積もり方法が変わります。

教材のみの購入であれば、教材費用の見積もりは比較的簡単ですが、研修の場所の確保や研修の運営、進行にかかわる研修担当者の負荷は高くなります。

外部会場で実施される講師付きの研修に受講者を活かせる形態が、研修担当者にとってはもっとも負担が軽くなりますが、逆に費用は一番高くなります。

eラーニングは、インターネットやイントラネットを通じてPCやスマートフォンで受講させる形態のため、教材を利用する前に、コンテンツを配信するための仕組みを導入しなければなりません。

この仕組みにかかる費用が、教材そのものよりも高くなるケースもありますので注意が必要です。

以前は、コンテンツを配信するための仕組みを作るために企業内にサーバーを設置する、いわゆるオンプレミス型の導入形態が主流でしたが、最近、コンテンツを配信するための仕組みを提供するクラウド・サービスが登場して以来、こちらを利用するケースが増えてきています。

クラウド・サービスの場合は、サーバーの設置にかかわる費用、配信を行うソフトウエアの費用がかかりませんので、オンプレミス型に比べると導入にかかわる費用は低くなります。

いずれにせよ、教材コンテンツの整備にかかわる費用と研修担当者の負荷は、教材そのものより、研修の実施形態に依存する部分が大きいことを理解する必要があります。

独自コンテンツは、自社で策定されているコンプライアンス規則の説明などを行う内容になり、原則として、自社独自で作成することになります。

したがって、直接的に教材にかかる費用よりも、教材作成にかかわる講師及び研修担当者の負荷の方がはるかに大きくなります・・・。

受講者管理

コンプライアンス研修は全社員を対象とするのが原則ですから、受講者の管理が重要になります。

通常の社内研修では、受講者管理にExcelを使うケースが多いと思われますが、コンプライアンス研修のように、多数の受講者の受講済/未受講を複数あるコースごとに管理する必要がある場合は、Excelを使った受講者管理には様々な問題があります。

研修担当者が最初に直面する問題はファイル管理です。

すべてのデータを1つのExcelファイルに入れることはできませんから、研修コース単位や部門単位に分割してファイルを管理しなければなりませんし、データのやり取りも、ファイルをメールに添付したり、ファイルサーバー上に置いたりするのは、とても煩雑です・・・。

2つ目の問題は進捗管理です。

Excelによる研修管理では、研修受講のプロセスが進んでいる間、受講申請から受講後レポートにいたる進捗状況を把握する仕組みがありません。

研修受講報告のない担当者に確認メールを個別に送るといった作業をするのはとても非効率です。

3つ目の問題は履歴管理です。

Excelによる研修管理では、研修コース単位で受講履歴を管理するのが一般的ですが、その場合、特定の社員に関する受講データは複数のファイルに分散されてしまいます。

結果として、特定の社員がどの研修コースが受講済で、そのコースをまだ受講していないのかを知りたい場合には、複数のExcelファイルからデータを集めてコース順に並べる作業が発生してしまいます。

4つ目の問題は集計です。

複数のExcelファイルにまたがったデータをまとめて集計するためには、わざわざ別の集計用ファイルにまとめて計算する必要があり、コースごとの受講率を部門別に集計するといった複雑な集計が必要になる都度、面倒な作業が発生してしまいます。

理解度測定とアンケート収集

コンプライアンス研修の場合、まずは全社員に受講させることが最重要ですが、本当に内容を理解したのかを確認することも大変重要です。

そのためには、研修の最後に確認テストを行う必要があります。

また、研修の内容や運営についての満足度や意見を記入するアンケートを行うことも一般的に行われていますが、この作業にかかわる負担も相当大きなものとなります。

CTLの場合は、通常、紙の用紙を配布して回収することになりますが、回収後のテスト結果やアンケート回答のデータ化や集計が大変な作業になります。

eラーニングの場合は、配信の仕組みと教材コンテンツが連動して確認テストやアンケートを実施する機能が組み込まれているかが重要で、この機能があれば、理解度測定とアンケート収集に関してはeラーニングの方がCLTよりもはるかに作業量は少なくなります。

まとめ

コンプライアンス研修を実施する際に、担当者が直面する課題は3つあります。

1つ目は、教材コンテンツの整備と研修の実施形態の問題です。

研修の実施形態をCLTにするか、eラーニングにするかによって、研修にかかわる費用や研修担当者の作業負荷も大きく変わってきますので、まずは、実施形態を決める必要があります。

2つ目は、受講者管理です。

受講者管理はExcelで行う場合が多いですが、これには、ファイル管理、進捗管理、履歴管理、集計といったさまざまな問題が待ち構えています。

3つ目は、理解度測定とアンケート収集の問題です。

紙の用紙を配布して回収する場合が多いですが、回収後のテスト結果やアンケート回答のデータ化や集計が大変な作業になります。

このようにコンプライアンス研修の実施には、多くの課題がありますが、最新のLMSを利用することで、研修担当者の負担を大幅に軽減することが可能になっています。

次回からは、LMSの最新機能を使って、コンプライアンス研修を効率的に実施する方法を解説します。

第3回:コンプライアンス研修に最新LMSを徹底的に活用する方法(1)

をご覧下さい。

コンプライアンス研修ってどうやるの?(全4回)

第1回:コンプライアンス研修ってそもそも何をやるの?

第2回:コンプライアンス研修をやる上で大変なこと

第3回:コンプライアンス研修に最新LMSを徹底的に活用する方法(1)

第4回:コンプライアンス研修に最新LMSを徹底的に活用する方法(2)

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ABOUTこの記事をかいた人

平井 明夫

ソフトウエアベンダーやコンサルティング会社で20年以上にわたりコンサルティング、企業経営に携わる。現在は、IT企業の新規事業立上げ、事業再編を支援するかたわら、データ分析、人材管理、LMSなどに関する講演・執筆活動を行っている。