本コラムは、会議室など参加者全員が一か所に集まって行う対面型の会議よりも、職場の自席や自宅のパソコンから参加するオンライン会議の割合が増えている方のために、オンライン会議をスムーズに進行して、対面型の会議と同等の効果を得るために必要な知識とコツをお伝えします。
今回は基本編です。
成功させるオンライン会議│基本編
目次
オンライン会議システムとは
まずは、オンライン会議を開催するために必要なオンライン会議システムとは何かを確認していきましょう。
オンライン会議システムとは、離れた場所にいる人とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるサービスのことです。
チャットや資料共有、動画配信といった多彩な機能があり、会議だけでなくセミナーやイベントなど幅広い用途に利用することができます。
従来のテレビ会議システムと違う点は専用の機器や設備が必要なく、インターネットにつながっているパソコン、スマートフォン、タブレット端末があれば、場所を選ばず、どこからでも簡単に利用することができるということです。
主なオンライン会議システムとしては、Zoom、Microsoft Teams、Webex（Cisco）、Google Meetなどがあります。最も使われているのはZoomですが、セキュリティに敏感な企業はMicrosoft TeamsやWebex（Cisco）を使い、大学などの教育機関ではGoogle Meetがよく使われています。
なぜ現在、オンライン会議が求められるのかというと、一番に挙げられるのがテレワークの推奨です。
テレワークとは場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと。新型コロナウイルス感染拡大、働き方改革による長時間労働の是正や多様な働き方の実現が求められている社会背景、さらに機器や通信などオンライン会議を行う環境が整備されたことなどが、オンライン会議の急速な普及につながっています。
オンライン会議システムのメリット
次にオンライン会議のメリットとデメリットを解説します。メリットは大きく2つです。
1）コスト削減
2）スピードアップ
1）コスト削減
コストとは、会議開催にかかる費用全般を指します。
具体的には会議室の使用料や、出席者が会議に参加するために発生する交通費や宿泊費、出張手当などがオンライン会議では不要となりました。
会議参加のための移動時間もコストと考えると、オンライン会議に切り替えることで大幅なコスト削減を実現することができます。
2）スピードアップ
従来発生していた会議室の空き待ちや、会議参加のための移動を考慮した出席者のスケジュール調整にかかる時間をオンライン会議で大幅に短縮することができるため、開催したいときに素早く会議を開催できるようになりました。
タイムリーに会議を開催できることで意思決定も素早く行えるようになりました。
またオンライン会議は会議室の収容人数に制約を受けないため、主催者が認めれば会議に参加したい人は何人でも参加することが可能となります。
このようなオンライン会議の特性を活かせば、結果的に意思決定の質、スピード、納得感を高めることができます。
オンライン会議システムのデメリット
一方でオンライン会議のデメリットは3つあります。
1）環境に左右される
2）集中できない
3）空気が読めない
1）環境に左右される
環境とは主に通信環境のことです。
通信速度が不安定だと、音声が途切れたり、ビデオが固まって動かなくなったりすることが頻繁に起こります。
相手の発言が聞き取りにくかったり、自分の発言が相手に届いていなかったりする事態が多発すると、スムーズな会議運営を行うことが困難になります。
2）集中できない
例えば職場の自席から会議に参加する場合、隣の席で電話が鳴ったり、近くで打合せをしていたり、会議中に上司から呼び出されることがあったりするかもしれません。
そんな状況では会議に集中して参加することは難しいでしょう。
3）空気が読めない
イライラしている、急いでいる、早く話したそうだ、といった、対面の会議だと醸し出す雰囲気で伝わる相手の感情が、画面越しだと伝わりにくいということです。
相手の感情に対する配慮が足りないと、会議が険悪な雰囲気になったり、まとまる話がまとまらなくなったりという事態に陥る危険性があります。
オンライン会議では、3つのデメリット
1）環境に左右される
2）集中できない
3）空気が読めない
を踏まえた会議運営が求められます。
オンライン会議を活性化させるために最も大切なこと
次にオンライン会議を活性化させるために最も大切なことを解説します。
キーワードは心理的安全性。言い換えると、何を発言しても受け入れてくれるという感覚を全員が共有していること、安心安全な場である、ということです。
なぜ心理的安全性が必要かというと、参加者に安心して発言してもらうためです。
あなたはこんな経験ないでしょうか？
勇気を出して発言したのに途中で遮られてしまい、最後まで発言させてもらえなかった。
発言を上司にダメ出しされた。質問したのに「こんなことも知らないの」と冷たくあしらわれた。
オンライン会議は、例えば、複数の人が同時に発言しない、誰かが発言しているときはマイクをミュート（オフ）にする、といったようなオンライン会議独特のルールがあり、対面型の会議と比べると発言のハードルが高くなります。
そのため、オンライン会議を活性化するためには発言しやすい雰囲気づくりは欠かせません。心理的安全性を確保するといっても、そんなに難しいことではありません。
まずは誰かが発言しているときは遮らずに最後まで聴く、これを徹底するだけでも心理的安全性はかなり高まります。
まとめ
今回は基本編ということで、オンライン会議システムとは、オンライン会議のメリットとデメリット、そしてオンライン会議を活性化させるために最も大切なこと（心理的安全性）について解説いたしました。
よかったらご活用くださいませ。
次回は実践編、オンライン会議の進行で心がけたいことを、3つの場面「事前準備」「会議中」「会議終了時」に分けて解説いたします。
成功させるオンライン会議│基本編
