研修管理システムとは？機能・選び方・脱Excelの進め方を解説

「研修の受講管理をExcelで続けているが、ファイルが増えすぎて限界を感じている」「誰が何を受講したのか、すぐに把握できない」。こうした課題を抱える人事・研修担当者は少なくありません。

研修管理システムは、こうした管理業務の属人化・煩雑化を解消するための専用ツールです。この記事では、研修管理システムの機能から選定基準、Excel管理からの移行ステップ、実際の導入事例まで、検討に必要な情報を一通り解説します。

研修管理システムは「研修業務を一元管理するための専用ツール」

研修管理システムとは、研修の計画・申し込み・受講管理・効果測定・レポート作成といった一連の業務を、1つのプラットフォーム上でまとめて管理できるツールです。

従来、多くの企業ではExcelや紙の台帳で研修情報を管理していました。研修の規模が小さいうちはそれでも対応できますが、社員数が増え、研修テーマが多様化するにつれて管理の負荷は急速に膨らみます。研修管理システムは、この「管理業務のボトルネック」をシステムの力で解消するために生まれたツールです。

研修管理システムが対応できる業務範囲

研修管理システムがカバーする業務は多岐にわたります。代表的なものを整理すると、次のようになります。

ポイントは、これらの業務がバラバラのツールではなく1つのシステム内で完結する点にあります。情報の転記ミスやファイルの散逸といった問題が起きにくくなります。

研修管理システムとLMS（学習管理システム）はどう違うのか

研修管理システムとよく比較されるのが、LMS（Learning Management System：学習管理システム）です。

LMSは、eラーニングの教材配信や受講進捗の管理を主な目的としたシステムです。一方、研修管理システムは、eラーニングだけでなく集合研修やオンライン研修の管理も含む、より広い業務範囲をカバーするのが特徴です。

ただし、近年はLMSの機能が拡張され、集合研修の管理機能やZoom連携によるオンライン研修管理を備えた製品も増えています。そのため、LMSが実質的に研修管理システムの役割を果たすケースも珍しくありません。

検討時には「自社に必要な管理範囲は何か」を明確にしたうえで、製品の機能を比較するのが現実的です。

Excel管理を続けることで起きる4つの問題

「今のExcel管理でも何とか回っている」という声もあるでしょう。しかし、研修の種類や受講者数が増えるほど、Excel管理には構造的な問題が生じます。

ファイルが分散して最新データの把握に時間がかかる

研修テーマごと、年度ごとにExcelファイルが増えていくと、「最新のファイルはどれか」を探すだけで時間がかかります。複数の担当者がそれぞれのPCにファイルを保存している場合、バージョンの不一致も起こりやすくなります。

ある企業では、1つの研修に対して出欠管理シート・アンケート集計シート・報告書テンプレートの3ファイルを使い分けており、年間20テーマの研修で60以上のファイルが散在していた、というケースもあります。

受講状況のリアルタイム把握ができない

Excelでの管理は、担当者が手動でデータを入力・更新する仕組みです。そのため、「今この時点で何人が受講を完了しているか」をリアルタイムで確認できません。結果として、受講期限が近づいてから未受講者を把握し、慌ててリマインドを送る、という後手の対応になりがちです。

社員ごとの受講履歴を時系列で追えない

Excelでは、研修ごとに受講者リストを作成するのが一般的です。この方法では「この社員が過去3年間にどの研修を受講したか」を一覧で確認するのが困難です。人事異動や昇格の際に「過去の研修受講歴を確認したい」と思っても、複数のファイルを横断して探す手間が発生します。

部門別・期間別の集計作業にミスが発生しやすい

「全社の受講率を部門別に比較したい」「前年度と今年度の受講データを比較したい」といった集計作業は、Excelの関数やピボットテーブルである程度対応できます。しかし、元データの入力形式がファイルごとに異なっていたり、セルの結合や手入力のミスが混入していたりすると、正確な集計が難しくなります。

経営層や上長への報告資料を作成するたびに、データの突合やフォーマット調整に数時間を費やしているという担当者は少なくないでしょう。

研修管理システムに搭載されている主な機能

ここからは、研修管理システムに搭載されている代表的な機能を5つ紹介します。製品によって呼び方や仕様は異なりますが、主要な機能には共通点があります。

研修の予約・申し込み・出欠管理

受講者がシステム上で研修に申し込み、管理者が参加状況を一括で確認できる機能です。集合研修の場合は定員管理やキャンセル待ちの処理、eラーニングの場合は受講対象者への一括割り当てなどが可能です。

従来はメールや紙の申込書で受け付けていた業務がシステム上で完結するため、これにより、転記ミスや申し込み漏れの防止にもつながります。

受講履歴の一元管理とレポート出力

社員ごとの受講履歴を時系列で蓄積し、必要な条件で検索・出力できる機能です。

「部署Aの受講率」「管理職層のコンプライアンス研修完了率」など、組織軸・テーマ軸・期間軸でのデータ抽出が可能になります。CSV出力に対応していれば、社内の報告書テンプレートに合わせた二次加工もできます。

▼受講履歴や学習進捗を一覧で確認できるレポート画面のイメージ

テスト・アンケートによる効果測定

研修前後のテストで理解度を測定し、アンケートで満足度や改善点を収集する機能です。選択式・記述式・穴埋め式など複数の出題形式に対応しているシステムが多く、結果は自動で集計されます。

こうした機能によって、「研修を実施した」で終わるのではなく、「研修で何が身についたか」を定量的に把握できる点が、Excel管理との大きな違いです。

自動リマインドと通知配信

受講期限が近づいた未受講者に対して、自動でリマインドメールや通知を送る機能です。Slackなどのチャットツールと連携している製品であれば、普段使っているコミュニケーションツール上で通知を受け取れます。

そのため、担当者が手動で未受講者リストを作成し、個別にメールを送る手間がなくなるため、管理工数の削減効果が大きい機能です。

▼リマインド機能のイメージ（管理者）

組織階層に対応した権限設定

本社・支社・部署・チームなど、企業の組織構造をシステム上に反映し、それぞれの階層に応じた管理権限を設定できる機能です。

たとえば、「部門長は自部署の受講状況だけを閲覧できる」「人事部門は全社のデータを閲覧・出力できる」といったアクセス制御が可能です。セキュリティの確保と管理の効率化を両立させるうえで、組織規模が大きい企業ほど欠かせない機能です。

▼組織階層ごとにコースを割り当て、閲覧権限を設定するイメージ

研修管理システムの導入で変わること

研修管理システムの導入による変化は、単なる管理業務の効率化にとどまりません。人事部門の業務構造や、研修そのものの位置づけにも影響を与えます。

管理工数が削減され、人事担当者が企画業務に集中できる

受講管理やリマインド送信、報告書作成といったオペレーション業務がシステムで自動化されると、人事・研修担当者の工数は大幅に減ります。

浮いた時間を「次にどんな研修を企画すべきか」「研修の効果をどう高めるか」といった企画・改善業務に充てられるようになります。管理業務に追われて「やりたいことに手が回らない」という状況を脱却できるのは、大きな変化です。

受講率が向上し、研修の形骸化を防げる

自動リマインドや受講状況のリアルタイム可視化によって、未受講者への対応が迅速になります。結果として、全社的な受講率が向上しやすくなります。

研修は「実施すること」ではなく「受講されて初めて意味がある」ものです。受講率が低いまま形だけの研修を続けていても、組織の能力向上にはつながりません。システムによる受講促進は、研修の形骸化を防ぐ仕組みとして機能します。

研修データを人的資本情報として経営報告に活用できる

経済産業省が推進する「人的資本経営」の流れの中で、企業の研修投資や受講率は、人的資本に関する経営報告で活用される指標の1つとして注目されています（参照：経済産業省「人的資本経営　～人材の価値を最大限に引き出す～」）。

研修管理システムで蓄積した受講データは、人的資本の情報開示における「教育・研修への投資実績」の根拠資料として活用できます。ISO30414（人的資本の情報開示ガイドライン）への対応を見据えている企業にとっては、データの蓄積基盤として研修管理システムの導入がプラスに働きます。

研修管理システムを選ぶときに確認すべき6つの基準

研修管理システムは多くの製品が存在するため、自社の要件に合った製品を選ぶには明確な判断基準が必要です。ここでは、選定時に確認すべき6つの基準を解説します。

自社の研修形態（集合・オンライン・eラーニング）に対応しているか

企業によって実施している研修の形態は異なります。集合研修が中心の企業もあれば、すでにeラーニングやZoomを使ったオンライン研修を導入している企業もあります。

自社が現在行っている研修形態に加えて、今後取り入れる可能性のある形態にもシステムが対応しているかどうかを確認しましょう。「集合研修しか管理できないシステム」を導入してしまうと、eラーニングを始めた際に別のツールが必要になります。

コース作成機能のカスタマイズ性は十分か

既存の動画やPowerPoint資料を教材としてアップロードできるか、テストやアンケートを自由に組み合わせてコースを作成できるかは、実運用における使い勝手を左右します。

自社独自の業務マニュアルや社内ルールを研修化する予定がある場合は、教材のフォーマット対応範囲（動画・PDF・PPT・Webテキスト等）を事前に確認しておくことが大切です。

▼動画・PowerPoint・PDFなどをアップロードして教材化する画面のイメージ

レポート・分析機能で経営層への報告に必要なデータが出せるか

受講率や完了率といった基本データに加えて、部署別・階層別の比較、テストの正答率分布、時系列での傾向分析など、多角的なレポートを出力できるかどうかを確認します。

経営層や事業部長に研修の成果を報告する場面では、「全社の受講率は80%です」だけでは不十分です。「どの部署が低いのか」「前年と比べて改善しているのか」といった深掘りができるレポート機能があると、報告の説得力が増します。

組織規模の変化に対応できるスケーラビリティがあるか

企業は採用や事業拡大によって社員数が変動します。「100人で使い始めて、3年後に500人になった」という場合でも、追加コストが過度に膨らまず、組織階層の追加や権限設定の変更が柔軟に行えるシステムを選ぶことが望ましいでしょう。

とくに、料金体系が「ユーザー数に応じた従量課金」なのか「固定のライセンス料」なのかによって、規模拡大時のコストインパクトは大きく変わります。

セキュリティ基準（ISO認証・SSO・IP制限）を満たしているか

研修管理システムには、社員の個人情報や受講履歴といった機密性の高いデータが蓄積されます。そのため、セキュリティ対策は選定時に必ず確認すべき項目です。

代表的な確認項目としては、次のようなセキュリティ要件が挙げられます。

• ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証取得
• SSO（シングルサインオン）対応（SAML認証など）
• IPアドレス制限（社内ネットワークからのみアクセスを許可）
• 二段階認証の対応

自社の情報セキュリティポリシーに照らし合わせて、必要な要件を満たしているかを確認しましょう。

導入コストと運用コストのバランスは適切か

研修管理システムの費用は、「初期費用」と「月額費用（運用コスト）」の2つに分かれます。

初期費用が高額なシステムでも月額費用が抑えられている場合や、逆に初期費用ゼロで月額費用がやや高めに設定されている場合など、料金体系はさまざまです。

見落としがちなのは、「導入後に発生するカスタマイズ費用」や「サポート費用」です。表面上の月額単価だけでなく、3年間のトータルコストで比較するのが賢明です。

研修管理システム導入までの5つのステップ

研修管理システムの導入は、ツールを契約して終わりではありません。現状分析から全社展開まで、段階を踏んで進めることが定着のカギになります。

ステップ1：現行の研修管理業務を棚卸しする

まずは「現在、研修に関してどんな業務が発生しているか」を洗い出します。

具体的には、以下の観点で整理します。

• 年間に実施している研修テーマの数と種類
• 研修ごとの管理方法（Excel、紙、メールなど）
• 受講者への案内・リマインドの方法
• 効果測定の有無と方法
• 経営層・上長への報告の頻度と内容

この棚卸しによって、「どの業務にどれだけの工数がかかっているか」が見える化され、システム導入の優先順位を判断しやすくなります。

ステップ2：システム化で解決したい課題を優先順位づけする

棚卸しの結果を踏まえ、「最も工数がかかっている業務」や「ミスが起きやすい業務」を特定します。すべての業務を一度にシステム化しようとすると、要件が膨らんで選定が難航しがちです。

たとえば、「まずは受講管理とリマインド送信をシステム化したい」「レポート出力を自動化して報告業務の工数を減らしたい」など、優先度の高い課題を2〜3つに絞ると、製品選定の軸が明確になります。

ステップ3：候補システムを機能・コスト・サポートで比較する

優先課題に対応できる製品を3〜5つ候補に挙げ、以下の観点で比較します。

無料トライアルやデモ環境を提供している製品であれば、実際の操作感を試してから判断できます。その際、管理者だけでなく、受講者側の使いやすさも確認しておくと導入後のトラブルを減らせます。

ステップ4：一部部署でパイロット運用を行う

いきなり全社展開するのではなく、まず1〜2部署でパイロット運用（試験導入）を行います。

パイロット期間中に確認すべきポイントは次のとおりです。

• 受講者がスムーズにログイン・受講できるか
• 管理者が受講状況を把握・レポート出力できるか
• 運用上の疑問点やトラブルがないか

このように、パイロット運用を経ることで、全社展開時のマニュアル整備や問い合わせ対応の準備も進められます。

ステップ5：全社展開と効果測定のサイクルを回す

パイロット運用の結果を踏まえて、全社に展開します。展開後は「導入して終わり」ではなく、定期的に効果測定を行い、運用を改善していくサイクルが欠かせません。

効果測定の指標としては、「受講率の変化」「管理工数の削減時間」「経営報告の準備にかかる時間」などが挙げられます。数値で変化を把握できる体制を作っておくと、システム投資の成果を社内に示しやすくなります。

研修管理システムの導入事例

ここでは、AirCourseを導入して研修管理の課題を解決した3社の事例を紹介します。

株式会社ぐるなび様｜Excel管理の煩雑さを解消し、受講管理を一元化

株式会社ぐるなび様では、全国に配置された数百名の営業メンバーに対する研修・勉強会を実施していました。導入前の課題は、複数のExcelファイルによる受講管理の煩雑さです。営業メンバーは外回りが多く、決められた日時での研修参加が難しいケースも頻発しており、再研修の日程調整や受講管理に膨大な手間が生じていました。

AirCourse導入後は、動画をアップロードすれば受講進捗の確認からアンケート結果の管理、レポート作成までシステム上で完結するようになりました。営業プロセスを細分化したオリジナルの動画教材を作成し、メンバーが好きなタイミングで受講できる環境を整備しています。

参照：株式会社ぐるなび 導入事例

株式会社wevnal様｜毎月の資料作成・受講管理の工数を大幅削減

株式会社wevnal様では、毎月コンプライアンス研修を実施しています。導入前は、研修資料をExcelやGoogleフォームで毎月手作りしており、受講管理の負担が大きな課題でした。

AirCourse導入後は、運営側・受講側の双方で工数を大幅に削減できています。毎週の受講状況共有やマネージャーを通じたリマインドの仕組みを整えた結果、受講率はほぼ100%を維持。受講者からも「PCやスマホでいつでも受講できるようになった」と好評です。

参照：株式会社wevnal 導入事例

フジ産業株式会社様｜全国の事業所に平等な学習機会を提供

フジ産業株式会社様は、全国各地に事業所を持つコントラクトフードサービス企業です。そのため、事業所によって勤務時間帯や曜日が異なるため、全社員を集合研修に参加させることが困難でした。

AirCourse導入後は、年1回の安全衛生講習会をeラーニング化し、全社員が受講できる体制を実現。階層別研修の事前課題にも動画学習を取り入れ、反転学習形式で研修の質を高めています。コンテンツはチャプターごとに10〜15分に分割（マイクロラーニング化）し、忙しい現場スタッフでも負担なく受講できるよう工夫しています。

参照：フジ産業株式会社 導入事例

研修管理システム導入時に押さえておきたい注意点

研修管理システムの導入にあたっては、機能や費用だけでなく、運用面のリスクにも目を向けておく必要があります。

現場が使いこなせないシステムは定着しない

どれほど高機能なシステムでも、現場の社員が使いこなせなければ効果を発揮しません。とくに、ITリテラシーに差がある職場では、ログイン方法や受講手順に関する問い合わせが導入直後に集中するケースがあります。

フジ産業の事例でも、導入初期にはログイン方法に関する問い合わせが発生しています。一方で、導入前にZoomでの説明会や操作マニュアルの準備を行ったことで、定着を進めています。

システム選定時には「管理者にとっての使いやすさ」だけでなく、「受講者にとっての使いやすさ」も確認しましょう。そのためには、無料トライアル期間を利用して、現場のメンバーに実際に操作してもらうのが効果的です。

人材開発支援助成金の活用条件を事前に確認する

厚生労働省の「人材開発支援助成金」は、企業が従業員の能力開発のために行う研修に対して、費用の一部を助成する制度です。eラーニングを活用した訓練も助成対象に含まれるケースがあり、たとえば、「事業展開等リスキリング支援コース」では、中小企業の場合にeラーニング研修費用の最大75%が助成される可能性があります（参照：厚生労働省 人材開発支援助成金）。

ただし、助成を受けるには「訓練時間の要件（10時間以上）」「計画届の事前提出（訓練開始日の1か月前まで）」など、複数の条件を満たす必要があります。助成金の活用を前提にシステム導入を検討する場合は、事前に管轄の労働局やハローワークに相談し、最新の要件を確認してください。

※人材開発支援助成金は2026年度末（2027年3月）までの時限措置です。制度の詳細・最新情報は厚生労働省の公式サイトで確認してください。

まとめ：研修管理の効率化は「Excel脱却」と「仕組み化」がカギになる

研修管理システムを導入すれば、Excelで抱えていたファイルの分散・リアルタイム把握の困難・集計ミスといった問題を一括で解消できます。

そのうえで、選定時には、自社の研修形態への対応・レポート機能・スケーラビリティ・セキュリティ・コストバランスの6つの基準で比較し、パイロット運用を経て全社展開する流れが定着への近道です。

こうした要件を満たす選択肢の一つとして、AirCourseは、初期費用0円・月額200円/名〜で導入できるクラウド型eラーニングシステム（LMS）です。

研修管理に関連する主な機能として、次のようなものを備えています。

• 受講管理・進捗レポート：組織別・個人別の受講状況をリアルタイムで把握、CSV出力にも対応
• 組織階層・権限設定：本社-事業部-部署-チームなど多階層の組織構造に対応、4段階の権限設定で部門別管理を実現
• コース作成：動画・PowerPoint・PDFなどをアップロードして自社オリジナルの研修教材を作成可能
• テスト・アンケート：理解度テストや研修後アンケートを作成・自動集計し、効果測定に活用
• 自動リマインド・Slack連携：未受講者への自動通知でリマインド工数を削減
• 1,000コース以上の受け放題コンテンツ：新入社員研修からコンプライアンス、DXまで幅広い研修テーマをカバー（コンテンツプラスプランの場合）
• セキュリティ：ISO27001取得、SSO（SAML対応）、IPアドレス制限、二段階認証

30日間の無料トライアルが利用できるため、実際の操作感や自社の運用に合うかどうかを試してから導入を判断できます。AirCourseの詳細を確認したい方は、サービス資料をご覧ください。

AirCourseのサービス資料をダウンロードする

よくある質問（FAQ）

Q. 研修管理システムとLMS（学習管理システム）の違いは何ですか？

LMSはeラーニングの教材配信・受講進捗管理を主な目的としたシステムです。研修管理システムは、eラーニングに加えて集合研修やオンライン研修の管理も含む、より広い業務範囲をカバーします。ただし、近年はLMSに集合研修管理やZoom連携機能が搭載されるケースが増えており、LMSが研修管理システムの役割を兼ねる製品も多くなっています。

Q. Excel管理から研修管理システムへの移行にはどのくらいの期間がかかりますか？

企業の規模や研修の種類数によりますが、一般的にはパイロット運用（1〜2部署での試験導入）に1〜2か月、全社展開まで含めると3〜6か月程度が目安です。まずは「受講管理とリマインド送信」など優先度の高い業務からシステム化し、段階的に移行するとスムーズに進められます。

Q. 研修管理システムの導入費用の相場はどのくらいですか？

クラウド型の場合、初期費用0円〜数十万円、月額費用は1ユーザーあたり200円〜1,000円程度が一般的な価格帯です。料金体系は「ユーザー数に応じた従量課金」と「固定ライセンス料」の2パターンがあり、自社の規模や将来の拡大計画に合わせて選ぶ必要があります。導入後のカスタマイズ費用やサポート費用も含め、3年間のトータルコストで比較するのが賢明です。

Q. 研修管理システムの導入に活用できる助成金はありますか？

厚生労働省の「人材開発支援助成金」が活用できる場合があります。たとえば「事業展開等リスキリング支援コース」では、中小企業の場合にeラーニングによる研修費用の最大75%が助成される可能性があります。ただし、訓練時間の要件（10時間以上）や計画届の事前提出など複数の条件があるため、事前に管轄の労働局やハローワークへの相談をおすすめします。

Q. 小規模企業（社員50人以下）でも研修管理システムは必要ですか？

社員数が少なくても、研修テーマが複数あり管理が属人化している場合はシステム導入のメリットがあります。とくに「担当者が異動・退職すると研修の履歴がわからなくなる」「法定研修の受講漏れが心配」といった課題がある場合は、規模にかかわらずシステムによる一元管理が有効です。クラウド型であれば比較的低コストで始められるため、コスト面のハードルも高くありません。