「研修の運営業務に毎回膨大な時間がかかる」「Excelで受講管理をしているが、集計作業だけで半日つぶれる」。こうした悩みを抱える人事・研修担当者は少なくないでしょう。
実際に、厚生労働省の「令和6年度 能力開発基本調査」によると、能力開発や人材育成に何らかの問題がある事業所は79.9% に上ります。なかでも上位を占めるのは「指導する人材が不足している」（59.5%）、「人材を育成しても辞めてしまう」（54.7%）、「人材育成を行う時間がない」（47.4%）の3つです。研修の担い手不足と時間的制約が深刻な課題になっています。（参照：厚生労働省「令和6年度 能力開発基本調査」）
限られたリソースのなかで研修の質を落とさずに運営工数を下げるには、「やり方」ではなく「仕組み」を変える視点が欠かせません。この記事では、研修が非効率になる5つの原因を整理したうえで、効率化の具体的な方法と進め方を4ステップに沿って掘り下げます。
目次
研修の効率化は「コスト削減」ではなく「経営課題」として求められている
研修の効率化というと「コストを減らすこと」がゴールだと思われがちですが、いまの潮流はそれだけにとどまりません。企業が研修の仕組みを見直す背景には、3つの構造的な変化があります。
育成投資の可視化が避けられなくなった
経済産業省が2022年に公表した「人材版伊藤レポート2.0」は、人材を「資本」として捉え、育成投資を経営戦略と連動させるべきだと提言しました。上場企業では人的資本の情報開示（ISO30414に準拠した研修投資額・受講率・リテンション率など）が広がりつつあります。
参照：経済産業省「人的資本経営 ～人材の価値を最大限に引き出す～」
この流れは上場企業にとどまりません。実際に、取引先や投資家から「社員教育にどれだけ投資しているか」を問われる場面が増えており、研修の実施状況を定量データで示せる仕組みが経営上の優先事項になっています。
研修の管理工数が膨らんでいる
コンプライアンス研修、ハラスメント防止研修、情報セキュリティ研修、DXリテラシー研修。法改正や社会環境の変化に対応するため、企業が実施すべき研修テーマは年々増加しています。対象者も新入社員だけでなく、中途入社者、契約社員、管理職、経営層と多岐にわたります。
研修の「種類と対象者」の掛け算が増えれば、日程調整・資料準備・受講管理・効果測定の工数は比例して膨らみます。担当者が1〜2名の企業では、運用業務だけで手一杯になり、研修内容の企画や改善に手が回らない状況が生まれがちです。
リモートワークの定着が対面中心の研修体制を見直す契機に
総務省の「令和5年通信利用動向調査」によると、テレワークを導入している企業の割合は約5割に達しています。特に情報通信業では93.2%、金融・保険業では81.2%が導入済みです。
全社員を一堂に集める研修が前提だった時代と異なり、「参加者がオフィスにいるとは限らない」状態が常態化しました。全国に拠点を持つ企業、シフト制の現場を抱える企業では、集合研修だけに頼る体制の限界がいっそう明確になっています。
研修が非効率になる原因は「設計」と「運用」の両面
研修の効率化を検討するとき、まず自社のどこに非効率が生じているかを特定する必要があります。研修が非効率になる原因は、大きく「設計面」と「運用面」に分けられます。
目的を定めない研修は形骸化する
「去年もやったから今年もやる」という理由だけで研修が続いている場合、研修テーマが現在の経営課題や従業員のスキルギャップと合っていない可能性があります。目的が曖昧なまま研修を実施しても、受講者は「何のために受けているのか」がわからず、学習効果は上がりません。
その結果、形骸化した研修は、担当者の準備工数と受講者の拘束時間を消費するだけで、組織の成果に結びつきにくくなります。
集合研修への偏りが工数を膨らませる
集合研修は、講師と受講者が直接対話できる利点がある一方で、運営にかかる工数が大きくなりがちです。会場の確保、参加者のスケジュール調整、資料の印刷・配布、当日の受付対応、終了後の出欠確認。1回の研修を実施するだけでも、これだけの業務が発生します。
全国に拠点を持つ企業では、受講者の交通費や宿泊費も加わります。さらに、複数日程での開催が必要になれば、担当者の負担はさらに増えるでしょう。
Excelや紙の受講管理がデータの分散と二重作業を生む
研修の受講履歴をExcelで管理している企業は少なくありません。しかし、研修テーマごとにファイルが分かれていたり、部署ごとに異なるフォーマットで管理されていたりすると、データの分散が起こります。
「誰が何をいつ受講したか」を全社横断で把握しようとすると、複数のファイルを突き合わせる作業が発生します。その結果、入力ミスや更新漏れが起こりやすく、正確なデータを維持するだけでも大きな工数がかかります。
効果測定がなければ経営層に説明できない
厚生労働省の同調査では、OFF-JTの費用は労働者一人当たり平均1.5万円と報告されています。企業全体では決して小さくない投資額ですが、「研修を実施した結果、何が変わったのか」を定量的に示せる企業は多くありません。
テスト結果や受講後アンケートを集計する仕組みがなければ、研修の効果は担当者の主観に頼るしかなくなります。経営層への説明が「やりました」で終わっている状態では、翌年度の予算確保にもつながりにくいでしょう。
運営業務に追われると企画・改善に手が回らなくなる
ここまでに挙げた課題が積み重なると、研修担当者は「目の前の研修を回すこと」で精一杯になります。受講管理の集計、リマインドメールの送信、アンケートの回収と集計。こうした定型業務に多くの時間を奪われ、「どの研修を見直すべきか」「新しいテーマをどう設計するか」といった企画・改善業務に着手できなくなります。
この状態が続くと、研修は前年踏襲を繰り返すだけの「作業」になり、組織の人材育成が停滞するリスクが高まります。
研修を効率化するには「運用の仕組み」を変える
非効率の原因を把握できたら、次は具体的な改善策の検討に移ります。ここでは、研修を効率化するための5つの方法を紹介します。
研修体系の棚卸しで目的と成果指標を再設定する
最初に取り組むべきは、現在実施している研修の棚卸しです。すべての研修について、現状を把握するために以下の項目を整理してみましょう。
| 整理項目 | 確認内容 |
| 研修名・テーマ | 何を教えているか |
| 対象者 | 誰が受講しているか |
| 実施形式 | 集合研修・オンライン・eラーニングのどれか |
| 目的 | なぜ実施しているか（法令義務 / スキル習得 / 意識醸成など） |
| 成果指標 | 何をもって「成功」と判断するか |
| 年間工数 | 準備・運営・事後処理にどれだけ時間がかかっているか |
棚卸しをすると、「目的が不明確な研修」「重複しているテーマ」「工数の割に効果が見えにくい研修」が浮かび上がります。そのうえで、これらを統廃合するだけでも、全体の工数を削減できます。
集合・オンライン・eラーニングを目的別に使い分ける
研修を効率化するうえで欠かせないのが、研修形式の使い分けです。すべてを集合研修で実施する必要はありませんし、すべてをeラーニングに置き換えればよいわけでもありません。
| 研修形式 | 向いている研修内容 | 特徴 |
|---|---|---|
| 集合研修 | ロールプレイ、グループワーク、ケーススタディ | 双方向のやりとりが生まれる。実技を伴う内容に適している |
| オンライン研修 | ディスカッション、質疑応答を含む講義 | 場所の制約がない。録画すれば後から見返せる |
| eラーニング | 知識のインプット、コンプライアンス、情報セキュリティ | 受講者が自分のペースで学習できる。繰り返し視聴ができる |
たとえば、コンプライアンス研修のうち「法律の基礎知識」はeラーニングで配信し、「自社に置き換えたケーススタディ」は集合研修やオンライン研修で実施する、こうした使い分けが有効です。このように、知識のインプットをeラーニングで済ませておけば、集合研修では演習やディスカッションに時間を使えるため、学習効果の面でも効率が上がります。
定型研修をeラーニングに置き換えて時間と場所の制約をなくす
毎年全社員に実施するコンプライアンス研修、情報セキュリティ研修、ハラスメント防止研修など、内容が定型化している研修はeラーニングへの置き換え効果が大きい分野です。
eラーニングに置き換える主なメリットは、次の3つです。
1. 日程調整が不要になる
受講者が自分の都合に合わせて受講できるため、「全員が集まれる日」を探す必要がなくなります。シフト制の現場や全国に拠点を持つ企業では、この効果が特に大きくなります。
2. 研修品質が均一化する
講師のスキルやコンディションに左右されず、全受講者に同じ内容を届けられます。
3. 繰り返し学習が可能になる
一度の講義で理解しきれなかった内容を、動画を見返すことで復習できます。加えて、マイクロラーニング（※数分程度の短い動画で学習する手法）を取り入れれば、通勤時間や業務の合間にも学習を進められます。
LMSで受講管理・リマインド・レポートを一元化する
eラーニングの効果を最大化するには、LMS（Learning Management System：学習管理システム）の導入が有効です。LMSを使えば、以下の業務を一つのシステムで完結できます。
- 受講管理：誰がどのコースを受講したか、進捗がどうなっているかを自動で記録
- リマインド通知：未受講者への自動メール・Slack通知
- レポート出力：組織別・コース別の受講率をCSVで出力し、経営層への報告資料を短時間で作成
- コース割り当て：部署・役職・入社年次に応じた研修を一括で割り当て
▼学習進捗のレポート画面のイメージ
▼LMSで受講進捗の確認や未受講者へのリマインドを行うイメージ
Excelでの受講管理に比べて、データの分散・入力ミス・集計作業の工数を大幅に削減できます。受講状況がリアルタイムで可視化されるため、「誰が未受講か」をすぐに把握し、適切なフォローを行えるようになります。
テスト・アンケートを組み込んで改善サイクルを仕組み化する
研修の効率化は「実施して終わり」ではなく、効果を測定して次回に活かす仕組みまで含めて成り立ちます。
eラーニングであれば、コースの中にテストやアンケートを組み込むことで、受講者の理解度と研修への満足度を自動で収集できます。その結果、テスト結果の正答率が低い設問があれば、該当コンテンツの改善ポイントが明確になります。
この改善サイクルを回し続けることで、研修の質は徐々に高まり、形骸化を防ぐことにもつながります。効果測定のデータは、経営層への報告や次年度の予算確保にも活用できるため、研修担当者の説明責任を果たす意味でも有効です。
小さく始める、効率化のための4ステップ
研修の効率化は一度にすべてを変えようとすると、社内調整や予算確保のハードルが上がります。「まず一部で試し、効果を確認してから広げる」段階的なアプローチが現実的です。
ステップ1：現行の研修業務をすべて書き出す
最初のステップは、研修に関わるすべての業務を洗い出すことです。研修の企画・準備・実施・事後処理のそれぞれについて、「誰が」「何に」「どれくらいの時間をかけているか」を書き出します。
この作業は地道ですが、後のステップで「どこを優先的に改善するか」を判断する基盤になります。業務の全体像が見えていない状態では、効率化の効果を正しく見積もれない点に注意しましょう。
ステップ2：非効率な業務を特定して優先順位をつける
書き出した業務の中から、工数が大きい業務・繰り返し発生する業務・手作業が多い業務を特定します。そのうえで、以下の基準で優先順位をつけます。
- 工数削減の効果が大きいか（月に何時間削減できるか）
- 改善の難易度が低いか（大きなシステム投資なしに始められるか）
- 関係者の合意を得やすいか（反対が少なく着手しやすいか）
たとえば「コンプライアンス研修のeラーニング化」は、実施義務があり全社員が対象で工数が大きい一方、内容は定型化しやすく着手しやすい分野です。こうした「効果が大きく、始めやすい」業務から手をつけるのがポイントです。
ステップ3：改善施策を一部の部署で試験運用する
優先順位が決まったら、全社展開の前にまず一部の部署で試験運用します。試験運用の期間は2〜3か月が目安です。
試験運用で確認すべきポイントは以下の3つです。
- 運用フローに無理がないか（管理者・受講者の双方から意見を集める）
- 受講率は想定通りか（未受講の原因がシステムの使いにくさにあるなら、ツール側の調整が必要）
- 工数は実際にどれだけ削減できたか（導入前後で比較）
こうして試験運用の段階で課題を洗い出しておけば、全社展開の際の乱れを防げます。
ステップ4：効果を測定して全社に展開する
試験運用で得られた定量データ（工数削減時間、受講率の変化、テスト結果など）をもとに、全社展開の判断を行います。
経営層への提案では、「導入前後でどれだけ工数が減ったか」「受講率がどう変化したか」を数字で示すと説得力が増します。先に挙げた「人的資本経営」の文脈に乗せて、「研修データの可視化が情報開示にも活かせる」という点を添えるのも有効でしょう。
全社展開後も、定期的にデータを確認し、研修内容や運用フローを改善していくことが、効率化を一過性の取り組みで終わらせないためのポイントです。
eラーニングで研修を効率化した企業の事例
ここでは、eラーニングとLMSを活用して研修の効率化を実現した3社の事例を紹介します。
ラクスル株式会社様｜コンプライアンス教育の運用を効率化し受講状況を可視化した
ラクスル株式会社様では、法務コンプライアンス統括部が幅広い業務を担うなか、コンプライアンス教育に充てられる時間が限られていました。月数回の全社経営会議で法務担当者が話す形式では、講師のスキルによって内容が左右され、テーマの選定にも手間がかかっていました。上場企業として、取り組み実績を外部に客観的に示せるデータも求められていました。
AirCourseのeラーニングを導入し、コンプライアンス研修をオンラインで配信。標準コースと自社オリジナルコンテンツを組み合わせ、たとえば、下請法に関する動画の後に、自社の規程と照らし合わせた独自コンテンツを配信する運用を行っています。Slack通知機能を活用して受講のリマインドも自動化しました。
導入後は、限られた人員でも複数分野のコンプライアンス研修を配信できる体制を構築。管理画面で受講者ごとの進捗を詳細に把握でき、状況に応じたフォローが可能になりました。受講データ（総受講時間・受講率・マネジメント層の受講時間など）を統合報告書やサステナビリティページに掲載し、社外への情報開示にも活用しています。
株式会社フレスタ様｜マイクロラーニングで全従業員にスキマ時間学習を浸透させた
株式会社フレスタ様は広島県を中心に63店舗のスーパーマーケットを展開しています。コロナ禍で対面の集合研修が実施できなくなったことが、eラーニング検討のきっかけでした。店舗勤務の従業員が多く「PC1人1台の環境ではない」「岡山や山口からの移動・宿泊の負担が大きい」という事情から、集合研修の対象は一部の社員に限られていました。以前導入したeラーニングサービスでは、1コンテンツが数時間単位と長く、スキマ時間での学習に適していませんでした。
AirCourseを導入し、正社員全員にアカウントを発行。短時間で学べるマイクロラーニング形式のコンテンツを中心に配信しました。衛生教育やハラスメント防止研修などの必須コースに加え、人事考課で課題が見つかった従業員には上長が個別にコースを割り当てる運用も導入しています。
導入後は、天候不順で店舗が一時的に閑散になった時間帯など、これまで活用できなかったスキマ時間での学習が定着。経営層からは「マイクロラーニングを当社の学習文化にしてほしい」という評価を得ています。さらに、受講推奨コースの案内を始めたところ、自発的に受講を申し込む従業員が増え始め、学習意欲の向上にもつながっています。
株式会社日本ケアサプライ様｜動画とオリジナルコースで全国拠点の教育を標準化した
株式会社日本ケアサプライ様は福祉用具レンタル卸事業を主力とする企業です。従来の教育体制は集合研修が中心で、開催頻度や参加人数に限界がありました。毎月のように入社する中途入社者のオンボーディング教育は現場任せになりがちで、教育の質にばらつきが生じていました。教育ツールやマニュアルが複数のシステムに分散しており、社員が必要な情報を探すのに時間がかかる点も課題でした。
AirCourseを導入し、中途入社者が入社初日からオンボーディングプログラムを受講できる体制を構築。会社概要や社内システムの使い方、労災防止動画などのオリジナルコンテンツを作成・配信しました。人事部だけでなく、営業企画部や法務部門といった各部門がそれぞれの専門領域でコンテンツを作成・発信する仕組みも整備しています。
導入後は、中途入社者が業務に必要な基礎知識を短期間で習得できる環境が整い、入社1年以内の離職者数は約1割減少。「まずAirCourseを確認すればいい」という感覚が社内に広がり、人事部や教育担当者への問い合わせも減少傾向にあります。
押さえるべき3つの注意点
研修の効率化を進める際に、陥りやすい落とし穴が3つあります。
「効率化＝手間を省く」と考えると研修の質が下がる
効率化の目的は「研修にかける手間を減らすこと」ではなく、「限られたリソースで研修の成果を最大化すること」です。たとえば、講師による双方向のディスカッションが学習効果に直結している研修を、単に「工数がかかるから」という理由でeラーニングに置き換えると、受講者の理解度や行動変容が低下する可能性があります。
効率化すべきは「運営の事務作業」であり、「学習体験そのもの」を削るべきではありません。どの研修をどの形式にするかは、研修の目的と受講者の学習体験を基準に判断しましょう。
マイクロラーニングは「分割するだけ」では学習効果につながらない
マイクロラーニングはスキマ時間での学習を促進する有効な手法ですが、単に長い動画を短く分割すればよいわけではありません。1本あたり3〜5分程度で「1つのコンテンツで1つの学び」を完結させる設計がポイントです。
前の動画を見ないと内容がわからない構成になっていると、スキマ時間での「つまみ食い学習」ができず、マイクロラーニングのメリットが失われます。コンテンツを設計する際は、各動画が独立して意味をなすように構成する必要があります。
人材開発支援助成金の対象要件を導入前に確認しておく
eラーニングやLMSの導入には費用がかかりますが、厚生労働省の「人材開発支援助成金」を活用すれば、訓練費用の一部が助成される可能性があります。
eラーニングの場合、主な対象コースとして「人材育成支援コース」「人への投資促進コース」「事業展開等リスキリング支援コース」の3つがあります。定額制eラーニングサービスの利用料が対象になるケースもあり、中小企業では経費の最大60%が助成される場合があります。
ただし、助成金には訓練時間や計画届の提出期限などの要件があります。たとえば、令和7年4月以降は、計画届の提出期限が「訓練開始日から6か月前から1か月前まで」に変更されており、導入を検討する段階で早めに要件を確認しておくことが欠かせません。
まとめ：研修の効率化は「仕組みを変える」ことから始まる
研修が非効率になる原因の多くは、研修内容そのものではなく「運用の仕組み」にあります。前年踏襲の惰性、集合研修への偏り、Excelでの手動管理、効果測定の欠如。これらの課題は、研修体系の棚卸しとデジタルツールの活用で改善できます。
効率化の進め方は、まず現行業務の洗い出しから始め、優先度の高い業務を特定し、小さな範囲で試験運用してから全社に展開する。この段階的なアプローチが、社内の合意を得ながら着実に成果を出すコツです。
AirCourseは、初期費用0円・月額200円/名～で利用できるクラウド型eラーニングシステム（LMS）です。1,000コース以上の動画研修が受け放題で、コンプライアンス研修から新入社員研修、管理職向け研修まで、幅広いテーマをカバーしています。
自社オリジナルのコンテンツも動画・PowerPoint・PDFで作成・配信でき、受講管理・テスト・アンケート・レポート出力までを一つのシステムで完結できます。Slack連携による自動リマインドや、組織階層に応じたコース割り当てなど、研修運営の工数を削減する機能も備えています。
「まずは自社の研修を効率化できるか確認したい」という方は、30日間の無料トライアルをご利用いただけます。
よくある質問
Q. 研修を効率化するために最初にやるべきことは？
現在実施している研修のテーマ・対象者・実施形式・目的・年間工数を一覧化し、全体像を把握することです。棚卸しをすると「目的が曖昧な研修」「重複テーマ」が浮かび上がり、統廃合の優先順位をつけられます。
Q. eラーニングに向かない研修は？
ロールプレイやグループワークなど、受講者同士の対話が学習効果に直結する研修です。こうした研修は、知識インプットをeラーニングで事前学習し、演習を集合研修で行うブレンディッドラーニングが効果的です。
Q. 研修の効果測定はどのように行うべき？
「受講率」「テストの正答率」「アンケートの満足度」の3つを定量指標として設定するところから始めます。LMSを導入すれば、これらのデータを自動で収集・集計できます。
Q. 小規模な企業でもLMSを導入するメリットは？
人数が少なくても、受講管理・リマインド・レポート作成などの定型業務は発生します。LMSでこれらを自動化すれば、担当者が企画や改善に時間を使えるようになります。クラウド型なら初期費用をかけずに始められます。
