集合研修の日程調整と出欠管理の方法｜手作業を減らすには

集合研修の日程調整と出欠管理は、候補日から受講者に自ら参加日を選んでもらう形式にし、欠席者には録画した研修を視聴してもらうと、手作業を減らせます。

本記事では、Excelや紙の出欠管理で時間がかかる作業と、それぞれの解決方法を紹介します。

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Excelや紙の出欠管理で時間がかかる作業

集合研修をExcelや紙で管理していると、次の4つの作業に時間がかかります。

• 研修の日程を、受講者や所属長と調整する
• 出欠表に、出席・欠席を手作業で記入する
• 欠席者のために、追加開催を検討・実施する
• 過去の受講履歴をもとに、研修の対象者を決める

シフト勤務制や外回りの社員が多い会社は特に、決まった日時に参加できない人が出やすく、追加開催の日程調整に時間を要します。

集合研修の日程調整と出欠管理の工数を減らす方法

前の章で挙げた作業にかかる時間は、次の方法で短くなります。

候補日を複数用意し、受講者に選んでもらう

研修の日程は、候補日を2〜3つ用意し、申込フォームで受講者に選んでもらうと、一人ずつ予定を聞く必要がなくなります。

所属長の承認は、上位の管理職からまとめてとる

受講に所属長の事前承認が要る場合、受講者一人ずつの承認を待っていると、日程の調整が進みません。候補日を案内する前に、部長など上位の管理職から一斉に許可をとっておきましょう。

欠席者には、録画した研修を後日視聴してもらう

欠席者のために追加開催をすると、日程の調整と会場の手配がもう一度必要になります。研修を録画しておき、欠席者には後日視聴してもらうと、追加開催の工数をかけずに全員が受講できます。ただし実技のある研修は録画では補えないため、追加開催が必要です。

録画は、eラーニングシステムで配信すると管理しやすくなります。誰が視聴を終えたかが受講記録に自動で残り、集合研修の出欠とあわせて管理もできます。

受講記録は、研修をまたいで1か所に残す

過去の受講履歴をもとに研修の対象者を決める場合、記録が研修ごとのファイルや用紙に分かれていると、一つずつ開くのに時間がかかります。そのため、受講記録は1か所にまとめて残しましょう。

特に特別教育（危険または有害な業務に就く人に行う教育）は、受講者と科目などの記録を3年間保存することが法令で定められています（労働安全衛生規則第38条）。

集合研修の出欠管理をシステムで行うなら

企業向けeラーニング「AirCourse」では、オフラインで実施する集合研修もeラーニングとあわせて管理できます。出欠の管理のほか、受講者へのリマインド、資料の配布、アンケートの集計もシステム上で行えます。

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導入事例： 株式会社ぐるなび様は、元々数百名の営業メンバーの受講管理に複数のExcelを使い、外回りで参加できない人の再研修の日程調整にも工数がかかっていました。導入後は、勉強会を録画して後から視聴できるようにしました。進捗確認からアンケートの管理、レポートの作成までAirCourse上で行い、運営の工数を減らしています。

参考：株式会社ぐるなび様の導入事例

まとめ

集合研修の日程調整や出欠管理の工数を減らしたい会社は、研修管理機能のあるeラーニングシステムで、日程の調整から受講記録の保存までを1か所にまとめるのがおすすめです。

よくある質問

Q. 欠席者が後日受ける振替の研修にも、賃金は発生しますか？

会社が受講を指示した研修や、業務中に行う教育・訓練の時間は、労働時間にあたります。振替の研修も会社が受講を指示するなら、賃金を払う必要があります。受けないと不利益があるなど、事実上参加を強制される場合も同じです（厚生労働省「研修・教育訓練に関する労働時間の考え方」）。

Q. 集合研修の受講記録は、何年残しますか？

法令で保存期間が決まっているのは特別教育のみで、受講者と科目などの記録を3年間保存する必要があります（労働安全衛生規則第38条）。それ以外の研修は、社内で保存期間を決めておきましょう。

Q. 遅刻や早退をした人の出席は、どう記録しますか？

遅刻・早退は、出席・欠席とは分けて記録し、受けられなかった時間も残しておきます。研修を受け直してもらうかどうかは、欠けた時間や研修の内容をもとに、会社が判断します。