eラーニングで毎年同じ研修を受け直してもらうときは、年度ごとにコースを分けて割り当てると、前年の受講記録と今年の受講状況が混ざりません。今年の未受講者もすぐに分かります。
また、システムの外にも記録を残したいときは、年度末に受講状況を書き出して保存しましょう。
本記事では、記録を年度ごとに分ける2つの方法と、保存する項目、年度の切り替えでやることを解説します。
eラーニングシステムを先に比べるなら：主要eラーニングシステムの比較
目次
毎年の受講記録が混ざる原因
毎年の必須研修で記録が混ざる原因は、次の3つです。
- 前年の完了記録が残っていて今年の未受講者を見分けられない
- 受講日が記録に残っておらず、いつの受講かを後から確かめられない
- 受講記録を担当者がそれぞれ手元で管理しており、会社として把握できない
記録が混ざっていると、監査などで今年の受講状況を聞かれたときに、一から集計し直す手間がかかります。
たとえば、情報セキュリティの研修で毎年4月に同じコースを割り当てると、前年に完了した社員は完了の表示のままです。今年の未受講者を探すには、完了日を1人ずつ見て前年か今年かを判断しなければなりません。
原因はどれも、年度を単位として記録を分ける仕組みがないことです。
年度ごとに記録を分ける方法
年度別に記録を分ける方法は、大きく2つあります。
| 方法 | 分け方 | 注意点 |
|---|---|---|
| コースを年度ごとに用意する | 研修ごとに年度付きのコースを別に作り、毎年割り当てる | 年度の切り替えで、割り当てと期限を設定し直す |
| 年度ごとに書き出して保存する | 年度末に受講状況をCSVなどで書き出し、年度別のフォルダに置く | 書き出しを忘れると前年の記録を再現できない |
年度ごとに保存する項目と書き出し方
保存するときは、誰が、いつ、どの研修を、どの結果で終えたかが分かるように書き出しましょう。
| 項目 | 残す内容 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 受講者と部署 | 氏名、社員番号、受講時点の部署 | 部署別の集計、異動後の確認 |
| 研修名と年度 | 研修名、対象の年度、受講期間 | 年度ごとの実施の証明 |
| 完了日 | 受講を終えた日 | 期限内の受講の確認 |
| テストの結果 | 点数、合否 | 理解度の確認、再受講の判断 |
| 学習時間 | 受講にかかった時間 | 教育時間の集計 |
保存場所と期間は、社内の文書管理規程に合わせて決めます。ファイル名は「年度_研修名_書き出し日」の形にそろえると、探しやすくなります（例：2026年度_情報セキュリティ_0331.csv）。
書き出す日は年度末か受講期間の終了日に固定し、担当者が替わっても同じ時期に書き出せるよう、社内のルールとして決めておきましょう。
年度の切り替え時にやること
年度の切り替えは、前年度の受講期間が終わってから、次の年度の案内を出すまでの間に行います。手順は次の6つです。
- 前年度の受講状況を書き出して保存する
- 未受講者を翌年度に回すか免除するかを決めて記録する
- 入退社と異動を反映して、今年度の対象者を更新する
- 今年度のコースを用意し、対象者に割り当てる
- 受講の開始日と期限を決めて、案内を出す
- 前年度分の割り当てを終了し、保存場所を確認する
切り替えの期間は、あらかじめ年間計画に入れておきましょう。期間を決めておけば、前年度の受講が終わる前に今年度の案内を出すことがなくなり、受講が重なりません。
毎年の必須研修をeラーニングで行うなら
年度ごとに記録を分ける仕組みがシステム側にあると、前年の完了と今年の状況が混ざらず、担当者が履歴を転記する作業も減ります。
AirCourseでは、ハラスメントや情報セキュリティなど毎年繰り返し受講させたい既存コンテンツに、年度ごとの受講用コースがあり、講義の内容は同じまま年度ごとに受講を管理できます。受講履歴とレポートを年度ごとに分けて抽出できるのも特長です。
また、レポート機能では、個人・グループ・組織単位で受講進捗とテスト結果、学習時間を確認できます。受講者のアカウントもCSVで一括作成・管理できるため、年度の切り替えで対象者を更新するときに便利です。
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導入事例：日本瓦斯株式会社様は、全従業員が既存コンテンツを自由に受講できる環境のなかで、ハラスメントとメンタルヘルスの2テーマだけを必須受講にしています。必須コンテンツは毎年3〜4月ごろに社内ポータルサイトで案内し、受講率は約97%です。
まとめ
毎年の必須研修の記録は、システムで年度ごとにコースを分けられるなら、まずはその方法で管理します。
システムの外にも記録を残しておきたいときは、年度末に書き出して保存しましょう。まずは、今年の受講状況を書き出す日と保存場所を決めてみてください。
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よくある質問
Q. 前年に受講した人にも、毎年同じ研修を受けさせる必要がありますか？
研修の目的と社内の規程で決まります。ハラスメントや情報セキュリティのように、全員への周知を続けたい内容は、年1回などの定期的な受講にし、実施の事実と時期を記録で示すのが一般的です。内容が毎年同じ場合も、受講の年度を分けて残しておけば、いつ誰が受けたかを確かめられます。
Q. 受講記録は、何年分残せばよいですか？
社内の文書管理規程で定めた期間に合わせます。規程がない場合の目安は、監査や認証の審査で提示を求められる期間以上です。研修の種類によって保存の期間が決まっているものは、所管の部署や社会保険労務士に確認してください。
Q. eラーニングの必須研修で、年度の途中で入社した人はどうすればよいですか？
入社日を起点に、その年度の受講期間を個別に設定します。入社時の研修で同じ内容を受けた場合に、その受講を今年度分とみなすか、別に受講してもらうかは、社内のルールとして決めておきましょう。
