論理的でわかりやすいビジネス文書作成術 ：ロジカルライティング：③情報の要約と具体化

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• すぐにでも実践で使える内容でした。

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• 要約トレーニング、すごく良かったです。　確かに文章例を読んでいると、情報量がありすぎて、大事な事、記憶できてる事がほぼ無いに等しかったです。　私もこんな文章になりたくないと実感しました。　要約の重要性に気づきました。

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• 日頃の活動に大変役に立ちます。特に客観性には気をつけて行きたいと思いました

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• 社内の業務改善提案に役立つと感じました。

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• 基本的な内容だったが普段忘れてしまいがちなことなので、今回学んだことを改めて意識して業務に取り組みたいとおもった。

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• 把握して問題に取り組めた。

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• とても分かりやすい解説で良かったと思います。

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• 特にありません。

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• 動画中でも一応述べてはいたが要約トレーニングは回答時ではなく出題時に前提となる条件が必要だと思えた。 具体的にはどのような立場に対してこの要約を用いて説明するのかといったことが不可欠だと思う。（社外、社内、同僚、部下など） 動画中の回答例では2つのソフトを新サービスと一括りにしていたが社内に広く伝えるにしても3つ以上ある場合はその時点で要約として不適であるし、社内の人間すべてがその新サービスを認知しているかも不明である。 社内報告としては佐藤課長との同行が記述されていないのも気になった。 回答例の場合はたしかに文章量は少なくなったが、同行した人間の名前、つまりサービスに関わっている人間すらもわからない。 その新サービスとやらは回答例を見ただけだと関わっている人間もサービスの名前も検討してもらえている個数も一切不明であり、ABC社に対して何か検討してもらえてるということしかわからない。 そのため社内に送る文章としても意味不明な文章になっている。 ここでは業務管理ソフトと会計管理ソフトがABC社に対して受注を検討していただけているということを言いたいのであれば少なくともソフトの名前を省略すると話の筋が通らないと考える。 最後のほうに説明されていた「グダグダ長文を書くと読むために相手の時間を奪う」という考え方もイマイチ賛同できず、わからなかったら相手から質問すれば良いというのも大方理解しがたい考え方であった。 「長文でも質問する必要ない文章を読む時間＞要約短文だが質問をしてその返答をもらう時間」になる環境がそれほど多いだろうか。 実際に要約トレーニングの例文のようなことがあって、それを回答例のように返答されたら、と思うととてもじゃないが効率の良い考え方とは思えなかった。 そもそも見てる人だけが分かれば良いよねという考え方が雑談・個人間の確認レベルの低級なやりとり以外では危険だと考えるので、要約してわからなかった人だけが質問を返すという形は業務連絡において不必要なトラブルを誘発する可能性が高いとすら思える。 少なくとも私個人にとってはこの講習はかなり疑問があるものだったし考え方が変わる新鮮なものでもなかった。

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• 文章表現における要約、具体化の基本、要点を学びました。 要約をするための段階として、何が結論なのか、経緯の論理関係、文章の目的(聞き手の知りたい情報)の選別、一言でまとめるための情報の取捨選択、誤解が起きないよう要約表現のチェックを行い、相手に報告する要約された文章ができあがります。 具体化については、詳細情報(具体例、根拠、詳細、経緯など)の付加、5W2H表現、主述関係の明確化、客観的事実や数値的情報、実行動に基づく表現、 また解釈のブレ、誤解を防ぐために抽象表現を多用しない、固有名詞を用いる等も重要です。 要約とは相手視点に立ち情報を取捨選択し、情報の重複や漏れの無いよう最低限の表現で本来の目的を実現するためのものであり、具体化は事実ベースで行われる表現、5W2H化です。 箇条書きであっても説明、補足ができるよう要約も用いて自分の中でまとめておく必要があると学びました。 これらを日常的に意識し実施できるよう努めてまいります。