論理的でわかりやすいビジネス文書作成術 ：ロジカルライティング：③情報の要約と具体化

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• ナオトくんは本当に経営者意識の高いお方だ。 講座内に「部内の情報共有を徹底する」という文章を具体化した表現に書き直す課題があったのだが、その模範解答としてだされたのがこちら 【業務時間終了後に毎日上長にメールか電話で進捗と課題の報告を行う。(毎日17時半等)】 賢明な読者の皆様であれば上記の文章が如何に狂気に満ちているかご理解いただけると思う。 筆者はとある東南アジアからの留学生から「日本人はなぜこんなにも時間をまもらないのか」という質問を受けたことがある。その時は、「そんなことはない、みんな遅刻せず出社しているし電車だって決まった時間通り来るではないか」と返したのだが、その時彼から「でも誰も退社時間を守らないではないか」と言われてハッとした。 私たちは経済界に搾取されている。 この模範解答だってそうだ。なぜ業務時間終了後なのか、業務であるのだから業務時間内に終わらせるべきではないか。問題点があるのであれば業務時間外であっても解決しなければならないなどといった思想を植え付けようとしているのではないか。 私はこれに強い警鐘を鳴らしたい。

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• すぐにでも実践で使える内容でした。

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• 要約トレーニング、すごく良かったです。　確かに文章例を読んでいると、情報量がありすぎて、大事な事、記憶できてる事がほぼ無いに等しかったです。　私もこんな文章になりたくないと実感しました。　要約の重要性に気づきました。

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• 日頃の活動に大変役に立ちます。特に客観性には気をつけて行きたいと思いました

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• 社内の業務改善提案に役立つと感じました。

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• 基本的な内容だったが普段忘れてしまいがちなことなので、今回学んだことを改めて意識して業務に取り組みたいとおもった。

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• 把握して問題に取り組めた。

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• とても分かりやすい解説で良かったと思います。

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• 特にありません。

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• 動画中でも一応述べてはいたが要約トレーニングは回答時ではなく出題時に前提となる条件が必要だと思えた。 具体的にはどのような立場に対してこの要約を用いて説明するのかといったことが不可欠だと思う。（社外、社内、同僚、部下など） 動画中の回答例では2つのソフトを新サービスと一括りにしていたが社内に広く伝えるにしても3つ以上ある場合はその時点で要約として不適であるし、社内の人間すべてがその新サービスを認知しているかも不明である。 社内報告としては佐藤課長との同行が記述されていないのも気になった。 回答例の場合はたしかに文章量は少なくなったが、同行した人間の名前、つまりサービスに関わっている人間すらもわからない。 その新サービスとやらは回答例を見ただけだと関わっている人間もサービスの名前も検討してもらえている個数も一切不明であり、ABC社に対して何か検討してもらえてるということしかわからない。 そのため社内に送る文章としても意味不明な文章になっている。 ここでは業務管理ソフトと会計管理ソフトがABC社に対して受注を検討していただけているということを言いたいのであれば少なくともソフトの名前を省略すると話の筋が通らないと考える。 最後のほうに説明されていた「グダグダ長文を書くと読むために相手の時間を奪う」という考え方もイマイチ賛同できず、わからなかったら相手から質問すれば良いというのも大方理解しがたい考え方であった。 「長文でも質問する必要ない文章を読む時間＞要約短文だが質問をしてその返答をもらう時間」になる環境がそれほど多いだろうか。 実際に要約トレーニングの例文のようなことがあって、それを回答例のように返答されたら、と思うととてもじゃないが効率の良い考え方とは思えなかった。 そもそも見てる人だけが分かれば良いよねという考え方が雑談・個人間の確認レベルの低級なやりとり以外では危険だと考えるので、要約してわからなかった人だけが質問を返すという形は業務連絡において不必要なトラブルを誘発する可能性が高いとすら思える。 少なくとも私個人にとってはこの講習はかなり疑問があるものだったし考え方が変わる新鮮なものでもなかった。