ナレッジ共有サービスは直感的な操作でどなたでも簡単にナレッジが共有できるサービスで、受け放題の動画研修eラーニングサービス「AirCourse」内で利用することができます。社員一人ひとりに蓄積された知識・経験・スキルを可視化して、社内で共有することができます。
また、eラーニングと組み合わせることで人材育成の効果を最大化することができます。
ナレッジ共有機能では、全体管理者をはじめ、マネージャ、一般ユーザ、参照ユーザの全てのユーザ権限でご利用いただけます。※権限毎に利用に制限をかけることも可能です。
「投稿」が可能なユーザ権限や、「閲覧」のみにとどめるユーザ権限等、自社独自のルール・活用方法でご利用いただけます。
ナレッジ共有サービスの代表的な活用シーンは以下の通りです。ただし、これらに限らずあらゆる情報共有にご活用いただけます。
マニュアルや規定を簡単に作成できます。社内に点在するマニュアルなどを一元管理して業務の効率化を推進、オンボーディングにも活用できます。
過去に提案した資料やデータを共有することで提案力、販売力を強化できます。新入社員や他部門から異動してきた社員に対するナレッジの継承にもつながります。
新しいテクノロジーに関する情報や知識の共有に利用できます。eラーニングと組み合わせることでリスキリング強化や新しいアイデアの創出が可能になります。
お客様からのお問い合わせに対する回答を一元管理できます。事前に準備した回答に加えて、社員のノウハウを追加することで顧客満足度の向上につながります。
ナレッジ共有サービスをご利用いただくには、ナレッジ機能を【有効】にする必要があります。
※ナレッジ共有サービスの有効/無効については企業アカウント全体の設定のため、全体管理者の権限をもつアカウントのみ設定できます。
ナレッジ共有サービスが無効（OFF）の場合、AirCourseの画面上には「管理」と「受講」の2種類のみ表示されます。
ナレッジ共有サービスを「有効」にするには、AirCourseにログインし、画面左上の「モード切り替えボタン」で「管理」に切り替えます。
設定＞基本設定をクリックします。
アカウントの「基本設定」画面が表示されます。
「ナレッジ機能設定」の項目で「ナレッジ機能を使用する」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。
その際、一般ユーザ、参照ユーザがナレッジ共有サービスを利用する際の権限範囲、AI検索・AI説明も設定できます。
※AI検索・AI説明の設定についてはこちらを確認ください。
ナレッジ共有サービスの有効への切り替え完了後はAirCourseの画面上に「管理」「受講」の他、「ナレッジ」という項目が追加されます。
ナレッジ共有サービスを有効にした後は、ぜひ活用してみましょう。
AI検索・AI説明は、「ナレッジ」モードで共有されたナレッジについて、AIを活用した検索や説明を表示することができる機能です。
機能の詳細は以下のとおりです。
※AI検索・AI説明は、添付ファイル（xlsx／docx／pptx／pdf／rtf／txtの拡張子のみ）の名前やファイルのテキスト情報も含めて検索します。
※「AI説明」のご利用回数は、1ヵ月につきご契約中のライセンス（AIナレッジ+コンテンツプラス+ベーシック）数×20回が上限です。利用数は毎月1日にリセットされます。
※AI説明の上限に達した場合も、AI検索は引き続きご利用可能です。
※AI検索・AI説明のご利用方法については、こちらをご参照ください。
本機能を「有効」にする場合は、「ナレッジ機能設定」＞「ナレッジ機能を使用する」にチェックを入れた状態で、「AI検索・AI説明を使用する」にチェックを入れ「保存」をクリックください。
また、本機能を利用するユーザには、併せて以下いずれかのライセンスを割り当てする必要があります。
※機能が有効でも、ライセンスの割り当てをされていないユーザはご利用いただくことができません。
本機能を「無効」にする場合は「AI検索・AI説明を使用する」のチェックを外し「保存」をクリックください。
ナレッジ共有サービスでは、AirCourseの組織やグループを利用して、フォルダごとにアクセス権を設定することができます。
例えば、組織「営業部」のみアクセスできるフォルダを作成することができます。これを行う場合、事前に組織やグループを作成しておく必要があります。
組織やグループの作成方法は、以下の作成ガイドを参照してください。
組織作成ガイド
グループ作成ガイド
①ルートフォルダの作成
AirCourseにログインします。
「ナレッジ」をクリックし、ナレッジの画面に切り替えます。
※ナレッジ共有サービスが「有効」になっている場合、「ナレッジ」が表示され切り替えが可能です。
ナレッジ共有サービスを有効にする場合は「ナレッジ共有サービス能の有効/無効の設定」の項目を参照ください。
ナレッジ共有のTOPページに切り替わります。
共有ナレッジにはデフォルトで「未分類」というフォルダが設定されています。※デフォルトのフォルダは全員が投稿・閲覧が可能です。全員に投稿させたくない場合など、不要な場合はデフォルトのフォルダを削除してください。
新しいフォルダを作成する場合、共有ナレッジの「＋」ボタンを押してフォルダを作成します。
フォルダを作成する際には以下の項目を入力します。
任意のフォルダ名を設定できます。
フォルダの並びは五十音順となっています。
フォルダには階層を設定できます。
上位階層の親フォルダを作成し、下部階層の子フォルダを作成できます。
親フォルダで設定した権限は子フォルダにも反映されます。
フォルダの権限を設定します。
フォルダを全員に公開する：
全員がフォルダにアクセス、投稿できます。
フォルダの作成者(ユーザ)と、「全体管理者」はフォルダの「管理」権限が付与され、それ以外のユーザには「投稿」権限が自動で付与されます。
全社用のナレッジ共有などに向いている権限です。
許可されたユーザのみフォルダにアクセスできるようにする：
フォルダにアクセスできるメンバーを許可されたメンバーのみに限定します。
機密性の高い情報等の取扱いがある場合など、メンバーを限定して利用する場合に向いています。
入力が完了したら「作成」をクリックします。
「フォルダを全員に公開する」を選択した場合、「作成」をクリックするとフォルダが作成されます。
フォルダが作成されました。
なお、フォルダを作成したユーザは自動的にフォルダの「管理」権限を保有します。 ※ナレッジ共有サービスの利用設定で一般ユーザ、参照ユーザそれぞれの「ルートフォルダの作成を許可する」にチェックを入れている場合、一般ユーザ、参照ユーザでもフォルダの作成が可能です。
「許可されたユーザのみフォルダにアクセスできるようにする」を選択した場合、フォルダ作成後に、許可するユーザの設定を行います。
メンバーの追加画面に切り替わります。
「ユーザを追加」をクリックしてフォルダにアクセスできるユーザを選択します。
※ユーザ個別以外に、グループ・組織単位で追加することも可能です。 また、組織orグループとユーザ追加の際、同一ユーザにそれぞれ異なる「権限」を設定していた場合、ユーザ個別に対して設定した「権限」が優先されます。
ユーザを選択後、フォルダ内でのユーザの権限を設定します。
「追加する」をクリックして選択したメンバーを追加します。
フォルダにアクセスできるメンバーが追加されました。
「保存」をクリックして設定を保存しフォルダを作成します。
「許可されたユーザのみフォルダにアクセスできるようにする」条件で作成したフォルダには「ナレッジ」と「メンバー」のタブが表示されます。
メンバータブではフォルダにアクセス可能なメンバーの一覧が表示されます。※「全体管理者」はフォルダの「管理」権限を保有しています。
②子フォルダの作成
フォルダには階層を付けられます。 ※フォルダは最大で6階層まで作成することができます。
共有ナレッジの「＋」ボタンを押してフォルダを作成します。
フォルダの階層場所を「作成場所」で設定します。
フォルダ名、作成場所を入力して「作成」をクリックします。
※子フォルダは上位階層のフォルダの権限設定を引継ぎます。作成場所に上位階層の既存フォルダ名が入っている場合「権限」の設定は表示されません。
子フォルダが作成されました。
フォルダの位置は上位階層にあたるフォルダの直下になります。
作成したナレッジフォルダに投稿をします。
※フリーライセンス利用のユーザがおこなった投稿には、投稿後30日で投稿が表示されなくなる等、ご利用にあたって一部制限があります。
「投稿」をおこなうことが可能なユーザはフォルダにアクセスした際に「ナレッジを投稿」ボタンが表示されます。
「ナレッジを投稿」ボタンをクリックします。
ナレッジの投稿画面に切り替わります。
タイトル、本文を入力し、投稿先を設定します。
※1回で添付できるファイル数の上限は10個です。
10個以上添付したい場合は、投稿後にナレッジを編集し追加ください。編集方法はこちらをご参照ください。
※本文には画像を付けて投稿することもできます。
投稿画面の「本文」の入力欄にある「・・・」をクリックします。
本文内の装飾BOXが展開されます。
画像添付のアイコンをクリックし、添付する画像を選択します。
添付する画像の設定画面が表示されます。
「ソース」をクリックし、添付する画像を選択することで投稿に画像を添付することが可能です。
【ポイント】
投稿に画像を添付することで、投稿ごとに手順とその画像を記載したマニュアル等を作成する利用も可能です。
「投稿」ボタンで投稿します。
投稿が完了しました。
添付したファイルはファイル名をクリックするか、ダウンロードマークをクリックでダウンロードできます。
投稿を編集・削除する場合は「・・・」のアクションボタンをクリックし、編集または削除をクリックします。
既に投稿につけられた「いいね」の確認することもできます。
確認したい「いいね」の右にある数値をクリックします。
「いいね」をしたユーザ名が表示されます。
投稿済みのナレッジは検索Boxとカテゴリを利用して検索・絞り込みができます。
※ユーザの権限、フォルダの公開範囲により検索・絞り込みの結果表示は異なります。また、検索した結果、検索内容にヒットする投稿があり、それが投稿への返信の投稿だった場合、検索結果では返信の投稿ではなく、元の投稿が検索結果として表示されます。
共有ナレッジを検索する場合、AIを活用した「AI検索」「AI説明」を利用することで、共有されたナレッジについてより関連度の高いものの検索や、説明を表示することも可能です。機能の詳細は以下のとおりです。
※企業アカウントの設定により、利用できない場合もございます。
本機能を利用する場合は、AI検索・AI説明を【有効】に設定し検索ください。
利用しない場合は、利用しない機能を【無効】に設定して検索することも可能です。
※AI検索を【無効】とした場合は「AI説明」も【無効】になり、ご利用できません。
画：AI検索とAI説明どちらも有効な状態
画：AI検索が有効、AI説明が無効な状態
AI検索・AI説明を有効にして検索すると、AI説明とAI検索の結果が表示されます。
AI説明では、「参照元」のナレッジ名や添付ファイル名が表示され、ナレッジ名のリンクより参照元のナレッジに遷移することができます。
※参照できるナレッジは、ナレッジ共有のフォルダ権限と同一です。
アクセスできないフォルダの情報が回答生成時に参照情報として表示されることはありません。
ナレッジ共有のフォルダ権限についてはこちらをご参照ください。
※注意点※
参照先のナレッジについて、以下は参照の対象外となり回答に反映されません。
・ナレッジ投稿の本文にある画像
・添付ファイル内の画像
・xlsx／docx／pptx／pdf／rtf／txt以外のファイル
・鍵付きのファイル
・破損しているファイル
・150万文字以上の添付ファイル
投稿されたナレッジに対してアクション(反応)をします。
既に投稿されたナレッジに対して追加で投稿をおこなったり、「いいね」を付けたりすることができます。
アクションをおこないたい投稿があるフォルダをクリックします。
フォルダ内のナレッジが表示されます。
タイトルをクリックして投稿画面を表示します。
「いいね」をクリックすると投稿に対して「いいね」を付けることができます。
「いいね」を付けるほかに、新しい投稿を作成することもできます。
なお、投稿の本文に画像を付けたり、ファイルの添付も可能です。
「投稿」ボタンをクリックすると投稿されます。
既存の投稿内容に追加で投稿ができました。
一度投稿した内容を編集・削除することもできます。
コースに紐づくナレッジフォルダの作成方法になります。
標準コース・オリジナルコースそれぞれのコースでナレッジ共有サービスを利用できます。※学習パス・研修コースでもナレッジ共有サービスを利用することができます。
コースのナレッジ共有サービスを利用することでコースを受講している受講者同士でコースのナレッジを共有することができます。
管理ホーム＞コース管理＞標準コースorオリジナルコース＞フォルダを作成するコースを選択します。
コースの詳細画面で「コース設定」タブをクリックします。
コースの設定画面が表示されます。
「ナレッジ機能設定」をクリックすると設定画面まで遷移します。
「ナレッジ機能設定」まで遷移後、ナレッジ機能を有効(ON)にします。
ナレッジ機能無効(OFF)の状態
「コースのナレッジ機能を使用する」を有効にすると、コースのナレッジ機能が使用可能になります。
「コースのナレッジ機能を使用する」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。
コースのナレッジが作成されました。
コースのナレッジが作成されると、詳細画面に「ナレッジ共有」が追加されます。
コースのナレッジ作成後のコース詳細画面
「ナレッジ」の「コース」欄からも作成したコースのナレッジフォルダが確認できます。
※ナレッジ機能設定の「コースのナレッジ機能を使用する」を有効にした際、「メンバーを表示する」にチェックを入れて「保存」した場合、コースを受講しているユーザはコースのナレッジフォルダのメンバータブで表示されます。
ナレッジを投稿する方法になります。※フリーライセンス利用のユーザがおこなった投稿には、投稿後30日で投稿が表示されなくなる等、ご利用にあたって一部制限があります。
「投稿」が可能なユーザはフォルダにアクセスした際に「ナレッジを投稿」ボタンが表示されます。
※ファイルを添付する場合、1回で添付できるファイル数の上限は10個です。
10個以上添付したい場合は、投稿後にナレッジを編集し追加ください。投稿の編集方法はこちらをご参照ください。
「投稿」ボタンで投稿できます。
コースのナレッジを検索する場合、AIを活用した「AI検索」「AI説明」を利用することで、共有されたナレッジについて、より関連度の高いものの検索や説明を表示することも可能です。機能の詳細は以下のとおりです。
※学習パス・研修コースのナレッジについても同様に利用できます。
※AI検索を【無効】とした場合は「AI説明」も【無効】になります。
※参照できるナレッジは、コースのナレッジのフォルダ権限と同一です。
コースのナレッジへの投稿にアクションをします。
コースのナレッジ投稿が表示されます。
「いいね」を付けるほかに、新しい投稿を作成することもできます。なお、投稿にはファイルの添付も可能です。
「投稿」ボタンをクリックすると追加の投稿がアップされます。
コースのナレッジに投稿された内容に追加で投稿ができました。
ナレッジ共有サービスの権限ごとに実行できるタスクは以下の権限一覧で確認できます。