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仕事の速い人の情報整理術②:情報整理のコツ

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書類やデータの整理について前回よりもより実践的な手法についてレクチャーを受けました。デスクトップ整理について、待受はシンプルでアイコンを見やすくしアイコンも3列(20個程度)に収めておくことが見やすく理解しやすくするコツで、作業中ファイルはデスクトップに保存せず「作業中」など所定のファイルを作成し終われば破棄するという事にも気を付けるべきだと学びました。ファイル整理についてはファイル名から何についてのファイル、資料であるかが一目瞭然になる状態(日付(提出日・作成日など)・キーワード(社名・目的など)にし自分以外から見ても分かりやすいようにするネーミングが重要になります。また、よく使うファイルには3クリック以内に辿り着けるよう整頓することも作業効率のために必要です。ファイルの取捨選択はルールとタイミング(プロジェクト終了後○ヶ月後破棄)を決めて2段階(捨てるものフォルダ→本当に破棄)にすることで捨てにくい状態を防ぐことができると学びました。紙媒体の資料は最新の物だけを保管する(更新前の物は破棄)、定期的にスキャン(データ化)することで物体的な資料を減らすことができます。常にデータを整理し探し物(無駄な時間)を減らし効率的に業務に当たれるよう努めたいと思いました。