「組織階層機能」利用ガイド

このガイドでは、組織階層機能について解説します。

「組織階層機能」の概要

「組織階層機能」とは?


「組織階層機能」は、企業の組織構造を、AirCourse上に実装できる機能です。当機能は、2020年4月にAirCourseに搭載されました。

本機能を利用することにより、事業や部門、課といった企業の組織単位で、ユーザ管理やコース割当、受講レポートの確認などを効率的に行えます。

背景


以前よりAirCourseでは「グループ機能」により、ユーザをグループ化することで、グループに一括してコース割当を行ったり、マネージャがグループの受講状況を確認することができました。

例えば「営業グループ」というグループを作って営業員を全て登録しておけば、 「営業グループ」に一括でコース割当を行ったり、全営業員のレポートをマネージャが参照することができました。

ただし、大規模な企業では、営業部の下層に製品や地域ごとの営業課があったり、さらにその下に組織階層が存在する場合があります。このような企業では、「コースによっては営業部全員に受講させたいが、コースによっては特定の営業課のみ受講させたい」といった場合がありますが、従来の「グループ機能」では階層構造に対応できず、管理に手間がかかっていました。

「組織階層機能」のコンセプトと目的


上記のような、大規模企業での管理業務を効率化するために、「組織階層機能」を開発しました。

本機能によって、企業の組織階層構造をAirCourse上に実装できます。

それぞれの組織単位で、ユーザ管理、コースの受講割当、受講状況のレポート参照ができるため、大規模企業の管理業務を効率化できます。



「組織階層機能」の特長

1)階層化した組織を実現できる

「組織階層機能」では、AirCourse内に新たに「組織」を定義できるようになりました。組織は階層構造に対応しているため、実際の企業の組織階層構造をAirCourseに実装することが可能です

2)組織単位でユーザを管理できる

階層化した組織にユーザを所属させることができます。

例えば、「営業部」という組織には営業部長を組織管理者とし、その下の「営業1課」「営業2課」にはそれぞれの課長を組織管理者とし、営業員をメンバーとして所属させることができます。こうすることで、営業部長は全ての営業員を管理でき、「第1営業課」「第2営業課」の課長はそれぞれの課のメンバーを管理できます。



3)組織単位でコースを作成・割当できる

組織単位でコースを作成したり、受講割当できます。例えば、「営業部」でコースを作成し、「営業部」全員に受講させたり、下層の「営業1課」のみに受講させることなどが可能です。

4)組織単位で受講レポートを参照できる

組織管理者は、自分の管理する組織の受講ポートを参照できます。例えば、営業部長は営業部全員の受講レポートを参照でき、営業1課の課長は、営業1課のメンバーの受講レポートを参照できます。



基本操作の説明

組織の一覧の表示

現在存在する、組織の一覧を表示するには、管理モードでサイドメニューから「組織」を選び、組織の一覧画面を表示します。



AirCourseを導入した当初は、組織は最上位の「ルート組織」のみ作成されています。 この画面で、組織の階層構造と、それぞれの組織の「組織名」「組織管理者」「組織に含まれるメンバー数」「組織直下のメンバー数」「公開ステータス」が分かります

組織の作成方法

新しい組織を作成するには、組織の一覧画面で「組織の追加」ボタンをクリックします



表示される「組織の追加」画面で、追加したい組織の情報を入力して「保存」をクリックすると、組織が作成されます。

  • 組織名(必須)

新しい組織名を入力します

  • 組織コード

任意で、組織を区別するコードを入力できます。企業で既に組織コードがある場合などに利用できます。

  • 親組織(必須)

当組織を作成する場所(親組織)を指定します。デフォルトでは、ルート組織が親組織になっていますので、さらに下の階層の組織を作りたい場合には、親組織を指定してください。例えば、「営業部」組織の下に、「営業一課」組織を作成したい場合には、親組織は「営業部」を指定します。

  • 公開/非公開
組織を公開(デフォルト)するか、非公開にするかを指定できます。


  • 公開開始日、公開終了日

組織には、公開開始日、公開終了日を指定できます。指定した場合には、この期間のみ当組織が公開(有効)になります。例えば、2021年4月から新しい組織が設立される場合には、公開開始日を「2021年4月1日」とすることで、それまでは当組織は公開されず、「2021年4月1日」になってから自動で公開することができます。

  • 組織管理者

組織には、必ず組織管理者(1名以上)を指定します。「選択」ボタンをクリックし、ユーザのリストから選択します。組織管理者になるユーザは、ユーザの権限として「マネージャ」か「全体管理者」を持っている必要があります。組織管理者になったユーザは、後述するように、その組織に所属するユーザの受講レポートを参照できるようになるなど、強い権限を持つため慎重に設定をしてください。

  • 説明

任意の説明を入力できる領域です

個別組織ページの参照

組織を作成すると、この組織の個別組織ページが表示されます。また、組織一覧から、対象の組織名をクリックすることで、個別組織ページを表示できます。個別組織ページから、この組織に関する様々な情報を確認したり、組織に関する操作をすることができます。



個別組織のページには、複数のタブがあります。

  • メンバー

組織に所属するメンバーが表示されます。デフォルトでは、この組織に直接所属するユーザのみ表示されています。この組織の下層にさらに組織がある場合、下層の組織に含まれるユーザもすべて表示する場合には「下層の組織のメンバーを表示」をチェックします。

  • 下層の組織

この組織の下層に位置する組織が表示されます。

  • グループ

この組織に作成されているグループが表示されます。グループは、組織横断的に、ユーザの集合体を作りたい場合に便利です。例えば、組織横断的なプロジェクトや、新入社員の同期など、組織としては定義しにくい集合体をグループで定義できます。このような場合には、グループに所属するユーザが、すべて含まれるレベルの組織(例えば、全社や、事業部など)でグループを作成することで、ユーザを含めることができます。

  • eラーニング

この組織で作成されたeラーニングのコースが表示されます。ただし、eラーニングのコースをユーザに受講させる(割り当てる)には、別途、受講者へのコース割当が必要です。組織タブに表示されているコースは、あくまで組織で管理しているコースであり、それを誰に受講させるかは別途コース割当で行います。

  • 研修コース

この組織で作成された研修コースが表示されます。研修コースは、集合研修管理機能で作成できるものです。

組織へのユーザの追加・編集方法

組織にユーザを追加するには、個別組織ページの「メンバー」タブに移動し、「メンバーの編集」ボタンをクリックします。



「組織メンバーの選択」画面が表示されます。ここで、組織に含めたいメンバーをチェックします。

なお、既に組織メンバーに含まれているユーザには、あらかじめチェックが入っています。

ページ上部の検索機能を使用することで、新たに組織に追加したいユーザを探すことができます。



組織に含めたいユーザをチェックしたら、ページ下部の「組織メンバーを更新する」をクリックするこで、組織メンバーが更新されます。

組織単位でコースを割り当てる方法

組織を定義しておくことで、その組織に所属するユーザにまとめてコースを割当できます。

最初に、コース一覧(オリジナルコースか標準コース)を表示します。



コース一覧から、割り当てたいコース名をクリックし、そのコースのページに移動します。




当該コースページの上部にある「受講者」ボタンをクリックします。



すると「受講者の追加」画面が表示されます。組織にまとめてコースを割り当てたい場合には、「組織を追加する」をクリックします。



「受講組織の追加」画面が表示されます。リストボックスから、追加したい組織をチェックします。


上記の例では「製造部」が選ばれました。このように、組織を選んでから「受講者を追加」をクリックすることで、製造部に所属するユーザ全員にコースを割り当てることが出来ます。

(受講オプション設定や、権限については、通常の受講者割当と同じです)



受講者割当が完了すると、「受講者」タブが自動的に表示されます。ここで、さらに「組織」が選択されており、その下の一覧に、先ほど追加した組織「製造部」が表示されていることで、「製造部」へのコース割当が行われていることが分かります。

さらに、具体的なユーザ名を知りたい場合には、隣の「ユーザ」をクリックすることで、個別の受講者名がわかります。



組織レポートを参照する方法

組織管理者は、自分の管理する組織の受講レポートを参照できます。

組織レポートを参照するには、メニューから「レポート」-「組織」を選び、組織レポート一覧を表示します。


一覧には、組織の階層が表示されています。ここで、レポートを見たい組織の行に着目します。右の方には、ユーザの「進捗」、「学習量」、コースの「進捗」、「学習量」のレポートを参照するためのボタンがあります。これら4つのうち、見たいレポートのボタンをクリックします。

例えば、「製造部」の、ユーザの「進捗」をクリックすると、以下のような「ユーザ進捗レポート」が表示されます。



「ユーザ進捗レポート」を見ると、「製造部」全体のコース完了率、テスト平均点、学習時間に関する統計が上部に表示されています。下部には、「製造部」に所属するユーザごとの、コースの完了状況やテストの点、学習時間などを確認することができます。

さらに、各ユーザの詳細状況を知りたい場合には、ユーザ名をクリックし、ユーザの詳細レポートを確認することができます。