AirCourseの管理者とは
AirCourseのユーザには、全体管理者、マネージャー、一般ユーザ、参照ユーザの4種類のいずれかが割り当てられます。
全体管理者
すべての管理業務が実行できます。ライセンスの管理、ユーザの管理、グループの管理、コースの管理、全てのレポートの参照などを含みます。
この役割は強力なので、管理者以外には割り当てないでください。
最初にAirCourseアカウントを登録したときの最初のユーザ(1人目のユーザ)は、全体管理者となっていますが、その後別のユーザにも全体管理者の役割を付与し、複数のユーザでAirCourseを管理することも可能です。
マネージャ
一般ユーザの権限に加えて、すべての標準コースをグループのメンバーの割当することができ、グループのメンバーのレポートを参照できます。
チームのマネージャーに向いている役割です。
一般ユーザ
コースの受講だけでなく、コース作成や編集ができるユーザです。ユーザ自身による情報共有するには、この役割にしてください。
参照ユーザ
コースの受講ができるユーザです。コースの作成と編集はできません。
ユーザ自身による情報共有をせずに、受講のみ許可するには、この役割にしてください。
このうち、参照ユーザ以外であれば、オリジナルコースを作って他のユーザに共有することが可能です。
AirCourseの役割ごとに実行できるタスクの一覧については、以下の表をご確認ください。
全体管理者 | マネージャ | 一般ユーザ | 参照ユーザ | |
実行できるタスク(権限) | 全てを実行できる最初のユーザ。 | 一般ユーザに加え、全ての標準コースの 受講やユーザへの割当が可能。 グループレポートが参照できる。 | コースの受講・作成・編集ができる。 | コース受講のみできる。 |
会社の設定変更 | ● | - | - | - |
ライセンスの管理 | ● | - | - | - |
ユーザの管理 | ● | - | - | - |
グループの管理 | ● | - | - | - |
オリジナルコースの管理 | ● (全てのコース) | ● (管理権限があるコースのみ) | ● (管理権限があるコースのみ) | - |
標準コースの管理 | ● | ● | - | - |
コースの受講 | ● (全てのコース) | ● (管理権限があるコースのみ) | ● (管理権限があるコースのみ) | ● (管理権限があるコースのみ) |
レポートの参照 | ● (全てのコース) | ● (グループと自分のレポート) | ● (自分のレポートのみ) | ● (自分のレポートのみ) |
AirCourseの管理タスクの種類
AirCourseを社内で活用するために、AirCourseの全体管理者は以下のような管理タスクを行います。管理タスクには、全体管理者だけができるタスクと、全体管理者以外でもできるタスクがあります。
全体管理者だけができるタスク
◆ユーザ管理
AirCourseを利用できるユーザを作成したり、必要に応じて変更、削除を行います。
◆グループ管理
AirCourseでは、「グループを作成し、ユーザをグループに登録することで、グループ単位でコースを割り当てることが可能です。
グループの作成・削除、およびグループへのユーザ追加は、AirCourseの全体管理者のみ行うことができます。
◆ライセンス管理
AirCourseの有料プランの機能を使用するには、ユーザにAirCourseのライセンスが必要です。全体管理者は、どのユーザにどのライセンスを付与するかを管理します。
◆全体設定の変更
会社名や連絡先など会社の全体設定を変更できます。
全体管理者以外でもできるタスク
◇コース管理:オリジナルコース
AirCourseでは、オリジナルコースは一般ユーザやマネージャでも作成できます。また、作成したコースに対して利用者を割り当てることも可能です。一般ユーザ自らがコースを作成することで、社内でのナレッジ共有が加速しますので、コース作成業務は、全体管理者ではなく一般ユーザに開放することをお勧めします。
ただし、あるユーザが作成したコースは、別のユーザは通常は削除できません。(削除するユーザにそのコースの管理権限が必要です)
全体管理者は、他のユーザが作成したコースを含む、あらゆるコースを変更・削除したり、ユーザ割り当てを変更することができます。
◇コース管理:標準コース
AirCourseでは、あらかじめ作成済みの「標準コース」が提供されています。標準コースのユーザへの割り当ては、マネージャと全体管理者が行うことが可能です。
※すべての標準コースを利用するには、「コンテンツプラス」ライセンスが必要です。
◇レポート
全体管理者は、全てのグループ、ユーザのレポートや学習履歴を参照できます。特定のグループの管理権限を持つマネージャは、そのグループに所属するユーザのレポートや学習履歴を参照することが可能です。
また、ユーザは、自分自身のレポートや学習履歴を参照することができます。
管理ホーム
AirCourseでは、管理タスクを行う際は、管理ホームから管理タスクを行うのが便利です。管理ホームを開くには、画面左上の「モード切り替えボタン」で「管理」に切り替えます。
図:管理モードに切り替えた後のモード切り替えボタン
既に管理モードになっている場合には、画面左のメニュー一覧から「管理ホーム」をクリックするか、画面下の管理ホームで確認することができます。
図:「管理ホーム」メニュー
ここから様々な管理タスクを行うことができます。
図:管理ダッシュボード
ユーザの作成
AirCourseを複数のユーザで利用するためには、最初にユーザを作成する必要があります。
ユーザを作成するには、メニューの「ユーザ管理」の「ユーザ」から「ユーザの追加」をクリックするか、管理ホームの「ユーザ」枠の中にある「ユーザの追加」をクリックします。
図:メニュー「ユーザ」から「ユーザの追加」ボタン
図:「ユーザの追加」ボタン
すると、ユーザの追加画面が表示されます。
図:「ユーザの追加」画面
この画面で、必要な情報を入力して「保存」をクリックするとユーザが作成されます。それぞれの入力項目の説明は以下の通りです。
- ユーザ名(必須):ユーザの名前です。
- ユーザNo.:ユーザを表す番号です。入力しなくても構いませんが、大きな組織では、レポートなどでユーザを正しく認識するために、社員番号などの一意な番号を入力することをお勧めします。
- メールアドレス/ログインID(必須):ログインやユーザへの通知に使用します。メールアドレスかログインIDどちらかは必須になりますので、間違いないよう入力してください。
- パスワード(必須):ユーザがログインするときに使用するパスワードです。
- 通知メールの送信:チェックすると、作成したユーザにメールでログイン情報が通知されます。
- 部署/役職:ユーザの部署や役職を入力できます。
- 性別/生年月日:ユーザの性別や生年月日を入力できます。
- ライセンス:ユーザに割り当てられるライセンスを選択します。ライセンスには以下の種類があります。
・フリー
・ベーシック
・コンテンツプラス - プロフィール:ユーザのプロフィール(紹介文)を入力できます。
- 全体権限:ユーザの役割を選択します。前述の通り、役割には以下の4種類があります。
・全体管理者
・マネージャ
・一般ユーザ
・参照ユーザ - ユーザの画像:ユーザの画像を登録できます。
なお、ユーザの情報は、ユーザ作成をした後に追加/変更することが可能です。必要な情報を入力して「ユーザ追加」をクリックするとユーザが作成されます。
図:情報を入力した「ユーザ追加」画面
ユーザの参照・変更・削除
ユーザを作成した後は、ユーザ一覧に追加したユーザが表示されます。
ユーザ一覧は、メニューの「ユーザ管理」>「ユーザ」または、ダッシュボードの「ユーザ一覧」をクリックすると表示されます。
図:メニュー「ユーザ」 |
図:ダッシュボード「ユーザ一覧」ボタン |
図:「ユーザ一覧」画面
ユーザ一覧画面では、AirCourseの全てのユーザが表示されます。
ユーザ情報を参照・変更・削除するためには、対象のユーザ名をクリックし、「詳細設定」をクリックします。
図:「詳細設定」ボタン
ユーザ情報を変更するには、変更したい項目を入力・変更し、「保存」ボタンをクリックします。
図:「詳細設定」画面
ユーザを削除するには、画面右上にある「・・・」をクリックし、「削除」ボタンをクリックします。ユーザは一度削除すると復元できないため、ユーザの削除は慎重に行ってください。
ユーザ一括登録・変更・削除
登録するユーザ数が多い場合は、ユーザ一括登録がおススメです。ユーザ一括登録と同様、一括でユーザの情報を変更・削除することも可能です。
管理ホームの「ユーザ管理」>「ユーザ」か、ダッシュボードの「ユーザ一覧」をクリックすると、ユーザの一覧が表示されます。
図:メニュー「ユーザ」 |
図:ダッシュボード「ユーザ一覧」ボタン |
画面上部右上にある「一括処理」をクリックします。
図:「一括処理」ボタン
ユーザ情報一括処理ページが表示されます。
画面上部に「登録」と「変更・削除」のタブがあります。「ユーザを追加する」「既存のユーザを変更または削除する」のうち、行いたい処理をお選びください。
①一括登録
図:一括登録画面
サンプルCSVファイルをダウンロードし、必要な情報を入力します。
入力が完了したら、「一括処理用ファイルの選択とアップロード」のファイル選択をクリックし、アップロードします。
②一括変更・削除
図:一括変更・削除画面
一括登録・処理する場合は、登録済みユーザのCSVファイルをダウンロードし、編集を行います。
削除したいユーザがいる場合は、特記欄に「削除」を入力するようにしてください。
全ての作業が終了したら、「一括処理用ファイルの選択とアップロード」のファイル選択をクリックし、アップロードします。
CSVファイルについてわからないことがある場合は、ユーザ情報一括処理ページの真ん中~下部にかけて「CSVファイルで使用される見出しについて」、また、「CSVファイルについて」の説明が記載されていますので、併せて確認することができます。
図:見出し(フィールド)説明画面
図:CSVファイルについて
グループの作成
ユーザを作成した後、グループを作成してユーザを登録しておくと、コース権限をまとめて割り当てたり、グループ単位でレポートを集計できるので便利です。
例えば、「営業部」というグループを作成し、営業部門のユーザを登録しておけば、営業部向けのコースを営業部門の全員にまとめて受講させることができます。
グループは、会社の部門のような組織だけではなく、プロジェクトや情報共有の目的毎に作っておくと便利です。また、一人のユーザを複数のグループに参加せることも可能です。
例えば、営業部門のAさんを、「営業部」グループ、「新社内システム導入プロジェクト」グループ、「新商品の情報共有」グループなどの複数グループに参加させることができます。
グループを作成するには、メニューの「グループ」または、ダッシュボードの「グループ」枠にある「グループ一覧」をクリックします。
|
図:ダッシュボード「グループ一覧」ボタン |
すると、グループ一覧画面が表示されます。画面上部右の「グループの追加」をクリックし、グループを作成します。
図:「グループの追加」ボタン
図:「グループの作成」画面
この画面で、グループ名と説明(任意)を入力して「保存」ボタンをクリックすると、グループが作成されます。
図:情報を入力した「グループの作成」画面
グループが作成されると、以下のようにグループにユーザ追加するための画面が表示されます。
図:グループにユーザを追加する画面
グループにユーザを追加するには、「メンバーの管理」ボタンをクリックします。すると以下の画面が表示されます。
図:「所属メンバーの管理」画面
この「所属メンバーの管理」画面では、グループに所属しているユーザ(「メンバー」と呼びます)の一覧が表示されます。グループを作成した直後は、メンバーはまだ存在していない状態です。
ユーザを追加するために、「ユーザの追加」ボタンをクリックします。
「ユーザの追加」画面が開くので、「営業部」グループに追加したいユーザをチェックします。
図:「所属メンバーの管理」画面
ユーザをチェックすると、ユーザの右側にグループ権限を選択するボックスが表示されます。最初は、「グループメンバー」が選択されていますが、「グループ管理者」を選択することも可能です。
●グループ管理者
グループの管理業務が実行できます。グループにメンバーを追加・削除したり、グループ自体を変更・削除できます。
●グループメンバー
グループの管理業務が実行できないユーザです。通常のユーザは、こちらの権限を割り当ててください。
グループ権限を選択したら、画面下の「追加する」ボタンをクリックします。すると、以下のようなグループにメンバーが追加されます。
図:ユーザ追加後のグループ画面
作成したコースを、ユーザやグループに割り当てる方法は、「AirCourse かんたんスタートガイド コース作成編」で解説しています。